Zpracování osobních údajů

PRIVACY POLICY

My v bnt attorneys in CEE si vážíme Vašeho soukromí a zpracováváme všechny Vaše osobní údaje v souladu s GDPR a zákony o ochraně osobních údajů. Jsme mezinárodní advokátní kancelář se samostatnými právními subjekty ve více jurisdikcích v rámci regionu střední a východní Evropy. Níže uvedené zásady ochrany osobních údajů poskytují podrobné informace o zpracování Vašich osobních údajů a vztahují se na všechny subjekty bnt. Místní subjekt bnt (dále jen „advokátní kancelář“), který Vám poskytuje služby / má s Vámi právní vztah / jste s ním v kontaktu, je třeba kvalifikovat jako správce Vašich osobních údajů popsaných v těchto zásadách ochrany osobních údajů. Podrobnější informace o subjektech bnt a kontaktní údaje, na základě kterých můžete komunikovat s příslušným správcem údajů, naleznete kliknutím na seznam subjektů bnt zde.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se nevztahují na zpracování osobních údajů (kandidátů) zaměstnanců, (kandidátů) koncipientů, (kandidátů) advokátů a advokátních koncipientů (tj. zaměstnanců advokátní kanceláře). Takové zpracování spadá pod samostatné zásady ochrany osobních údajů, které jsou personálu předloženy přímo při shromažďování jeho údajů.

Obsah zásad ochrany osobních údajů:

  1. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ, ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLADY
    1. Klienti, kteří jsou sami fyzickými osobami
    2. Zástupci (fyzické osoby) klientů
    3. Poskytovatelé služeb, kteří jsou sami fyzickými osobami
    4. Zástupci (fyzické osoby) poskytovatelů služeb
    5. Osoby, které podávají dotazy (v listinné podobě, e-mailem, telefonicky, osobně nebo jinak)<
    6. Další osoby, jejichž údaje jsou získávány při poskytování právních služeb zákazníkům
    7. Přímý marketing
  2. ZDROJE VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
  3. SDÍLENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
  4. MÍSTO ZPRACOVÁNÍ
  5. JAK DLOUHO VAŠE ÚDAJE UCHOVÁVÁME
  6. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ, PROFILOVÁNÍ
  7. VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
  8. NA KOHO SE MŮŽETE OBRÁTIT OHLEDNĚ ZPRACOVÁNÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ, ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLADY

1.1. Klienti, kteří jsou sami fyzickými osobami

Tento oddíl se týká případů, kdy je subjekt údajů (fyzická osoba) sám klientem Kanceláře. Například – pan Neznámý se obrátí na Advokátní kancelář a požádá o zastupování v soudním sporu. Pan Neznámý sám podepíše s Advokátní kanceláří smlouvu o poskytování právních služeb a stane se jejím klientem. V těchto a podobných případech (tj. v případech, kdy je subjekt údajů sám klientem) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základy pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, osobní číslo, pozice atd.) Tyto osobní údaje slouží k uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb s klientem. Uzavření smlouvy se subjektem údajů a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Kontaktní údaje (např. adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)
Informace o smlouvě o poskytování právních služeb a jejím plnění (např. smluvní podmínky, faktury, zprávy atd.).
Finanční údaje (bankovní účet, transakce podle faktur atd.)
Jakékoli další údaje v souvislosti s konkrétním úkolem (např. údaje obsažené v korespondenci a/nebo dokumentech souvisejících s konkrétním úkolem).
Informace uvedené v dotazníku „Poznejte svého klienta“ (pokud je to relevantní). Za určitých okolností (např. v závislosti na typu a hodnotě úkolu, oblasti transakcí atd.) by advokátní kancelář mohla být povinna požadovat od klienta vyplnění dotazníku „Poznej svého klienta“, aby splnila zákonné povinnosti týkající se prevence praní peněz a financování terorismu. Plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
Reference a zpětná vazba od klientů (např. popis řešených právních záležitostí, zpětná vazba klientů na poskytované služby atd.) Pokud s tím klient souhlasí, využívá Kancelář odkazy na konkrétní klienty a/nebo konkrétní zakázky a/nebo zpětnou vazbu od klientů k propagaci své činnosti (např. k uvedení v seznamech nejlepších advokátních kanceláří v právních adresářích (např. Legal 500), jakož i ke zveřejnění portfolia projektů apod.). Souhlas klienta Čl. 6 odst. 1 písm. a)

1.2. Zástupci (fyzické osoby) klientů

Tento oddíl se týká případů, kdy subjekt údajů (fyzická osoba) není sám klientem Kanceláře, ale zastupuje jiný subjekt, který je zase klientem Kanceláře. Například – pan Neznámý je jednatelem společnosti, která si přeje získat právní služby od Advokátní kanceláře. Společnost uzavře s Advokátní kanceláří smlouvu o poskytování právních služeb, a stane se tak jejím klientem. Pan Neznámý připojí svůj podpis na smlouvu, vede korespondenci s advokátní kanceláří o jednotlivých úkolech, vyřizuje faktury, zastupuje klienta v dalších záležitostech souvisejících s realizací smlouvy. V těchto a podobných případech (tj. když subjekt údajů zastupuje jiný subjekt, který je zase klientem advokátní kanceláře) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základ pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, osobní číslo, pozice atd.) Tyto osobní údaje slouží k uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb s klientem, kterého subjekt údajů zastupuje.

 

Oprávněný zájem na uzavření a plnění smlouvy se zastoupeným subjektem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontaktní údaje (např. adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)
Jakékoli další údaje v souvislosti s konkrétním úkolem (např. údaje obsažené v korespondenci a/nebo dokumentech souvisejících s konkrétním úkolem).
Informace uvedené v dotazníku „Poznejte svého klienta“ (pokud je to relevantní). Za určitých okolností (např. v závislosti na typu a hodnotě úkolu, geografii transakcí atd.) by advokátní kancelář mohla být povinna požadovat od klienta vyplnění dotazníku „Poznej svého klienta“, aby splnila zákonné povinnosti týkající se prevence praní peněz a financování terorismu. Zástupce by mohl být požádán o sdělení účasti v jiných společnostech nebo podobných osobních údajů. Plnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
Reference a zpětná vazba od klientů (např. popis řešených právních záležitostí, zpětná vazba klientů na poskytované služby atd.) Pokud s tím klient souhlasí, využívá Kancelář odkazy na konkrétní klienty a/nebo konkrétní zakázky a/nebo zpětnou vazbu od klientů k propagaci své činnosti (např. k uvedení v seznamech nejlepších advokátních kanceláří v právních adresářích (např. Legal 500), jakož i ke zveřejnění portfolia projektů apod.). Zástupce společnosti může být požádán, aby jménem klienta poskytl zpětnou vazbu. Souhlas subjektů údajů čl. 6 odst. 1 písm. a)

1.3. Poskytovatelé služeb, kteří jsou sami fyzickými osobami

Tento oddíl se týká případů, kdy je subjekt údajů (fyzická osoba) sám poskytovatelem služeb advokátní kanceláře. Například – paní Neznámá, která pracuje jako fyzická osoba, poskytuje advokátní kanceláři překladatelské služby na základě smlouvy o poskytování služeb uzavřené mezi ní a advokátní kanceláří. V těchto a podobných případech (tj. pokud je subjekt údajů sám poskytovatelem služeb) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základy pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, osobní číslo, číslo živnostenského listu, číslo živnostenského listu atd.) atd.) Tyto osobní údaje slouží k uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb mezi poskytovatelem služeb a advokátní kanceláří. Uzavření smlouvy se subjektem údajů a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
Kontaktní údaje (např. adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)
Informace o smlouvě o poskytování služeb a jejím plnění (např. podmínky, faktury, zprávy atd.).
Finanční údaje (bankovní účet, transakce podle faktur atd.)
Jakékoli další údaje v souvislosti s konkrétním přidělením služby (např. údaje obsažené v korespondenci a/nebo dokumentech souvisejících s konkrétním přidělením služby).

1.4. Zástupci (fyzické osoby) poskytovatelů služeb

Tento oddíl se týká případů, kdy subjekt údajů (fyzická osoba) není sám poskytovatelem služeb advokátní kanceláře, ale zastupuje jiný subjekt, který je zase poskytovatelem služeb advokátní kanceláře. Například – paní Neznámá je jednatelkou společnosti, která poskytuje advokátní kanceláři služby v oblasti IT. Tato společnost uzavře s advokátní kanceláří smlouvu o poskytování služeb. Paní neznámá připojuje na smlouvu svůj podpis, vede korespondenci s advokátní kanceláří o jednotlivých servisních úkolech, vyřizuje faktury, zastupuje poskytovatele služeb v dalších záležitostech souvisejících s realizací servisní smlouvy. V těchto a podobných případech (tj. když subjekt údajů zastupuje jiný subjekt, který je zase poskytovatelem služeb advokátní kanceláři) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základ pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, funkce atd.) Tyto osobní údaje slouží k uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb s poskytovatelem služeb, kterého subjekt údajů zastupuje. Oprávněný zájem na uzavření a plnění smlouvy se zastoupeným subjektem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontaktní údaje (např. adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)
Jakékoli další osobní údaje zástupce zpřístupněné v souvislosti s konkrétním služebním úkolem (např. údaje obsažené v korespondenci a/nebo dokumentech souvisejících s konkrétním služebním úkolem).                           

1.5. Osoby, které podávají dotazy (v papírové podobě, e-mailem, telefonicky, osobně nebo jinak)

Tento oddíl zahrnuje případy, kdy Kancelář obdrží jakýkoli dotaz, ať už jakýmkoli způsobem, od subjektu údajů, který zastupuje sám sebe nebo jménem jiného subjektu.

Příklad 1: Pan John Doe zavolá na recepci Kanceláře a požádá o rozhovor s právníkem, protože viděl článek na webových stránkách Kanceláře a rád by se zeptal na svou vlastní situaci, podobnou té, která je popsána v článku. Po krátkém rozhovoru s právníkem, po objasnění situace, se pan John Doe rozhodne, že nebude podnikat žádné právní kroky.

Příklad 2: Advokátní kancelář obdrží e-mail od auditora jednoho z klientů (spolu s pověřovacími dokumenty) s žádostí o poskytnutí informací o právních případech nebo právních nárocích vůči klientovi, které jsou relevantní pro dokončení auditu.

Příklad 3: Advokátní kancelář obdrží doporučeným dopisem oznámení soudu o nařízeném soudním jednání spolu s identifikačními a kontaktními údaji soudní tajemnice, která oznámení připravila.

V těchto a podobných případech (tj. pokud advokátní kancelář obdrží jakýkoli dotaz, ať už jakýmkoli způsobem, od subjektu údajů, který zastupuje sám sebe nebo jménem jiného subjektu) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základ pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, funkce atd.) Tyto osobní údaje jsou pro Advokátní kancelář nezbytné k tomu, aby mohla přijímat, vyřizovat a odpovídat na dotazy.

 

Oprávněný zájem přijímat, vyřizovat a reagovat na dotazy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
Kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)
Obsah dotazu, veškeré osobní údaje poskytnuté v rámci konkrétní komunikace navazující na dotaz Informace o smlouvě o poskytování služeb a jejím plnění (např. údaje obsažené v korespondenci a/nebo dokumentech souvisejících s konkrétním dotazem).

1.6. Další osoby, jejichž údaje jsou získávány při poskytování právních služeb zákazníkům

Tento oddíl zahrnuje případy, kdy subjekt údajů není v přímém kontaktu s Advokátní kanceláří, ale Advokátní kancelář zpracovává jeho osobní údaje jako přirozený důsledek poskytování právních služeb klientům.

Příklad 1: Klient Advokátní kanceláře uzavře obchodní smlouvu se společností „X“ (společnost „X“ není klientem Advokátní kanceláře). Pan John Doe je jednatelem společnosti „X“. Jeho osobní údaje se tak mohou objevit v obchodní smlouvě s klientem advokátní kanceláře.

Příklad 2: Advokátní kancelář zastupuje klienta v soudním sporu proti paní Jane Doe (paní Jane Doe není klientkou advokátní kanceláře). Advokátní kancelář, která zastupuje klienta ve sporu, bude nakládat s procesními dokumenty, které mohou obsahovat osobní údaje paní Jane Doe jako strany sporu.

V těchto a podobných případech (tj. v případech, kdy subjekt údajů není v přímém kontaktu s Advokátní kanceláří, ale Advokátní kancelář zpracovává jeho osobní údaje jako přirozený důsledek poskytování právních služeb klientům) platí následující:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základ pro zpracování
Veškeré osobní údaje zpřístupněné v souvislosti s poskytováním právních služeb klientovi podle zadání klienta. (Např. údaje obsažené v korespondenci, dokumentech a jakékoli další informace, které jsou zpracovávány v souvislosti s poskytováním právních služeb podle konkrétního zadání). Tyto osobní údaje jsou nezbytné k tomu, aby advokátní kancelář mohla klientovi poskytnout právní službu podle zadání klienta.

 

Oprávněný zájem na poskytování právních služeb (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

1.7.  Přímý marketing

Tento oddíl zahrnuje zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Příklad 1: Advokátní kancelář zasílá klientům e-mailem informační bulletiny.

Příklad 2: Advokátní kancelář zavolá klientovi a zeptá se ho, zda by se chtěl zúčastnit akce „Pracovní snídaně“ pořádané advokátní kanceláří.

Pokud jde o zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, platí následující ustanovení:

Kategorie osobních údajů Účel zpracování Právní základ pro zpracování
Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, pozice atd.) Tyto osobní údaje se používají pro účely přímého marketingu, pokud k tomu klient udělil souhlas. Souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR).
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo atd.)

2. ZDROJE VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Většinu osobních údajů poskytují subjekty údajů přímo advokátní kanceláři.

Existují však případy, kdy Advokátní kancelář získává osobní údaje nepřímo (nikoliv od samotného subjektu údajů), např:

  • Pododdíl 1.6. popisuje případy, kdy Advokátní kancelář přichází ke zpracování osobních údajů v průběhu poskytování právních služeb (například osobní údaje obsažené v dokumentech nebo korespondenci související s konkrétním zadáním).
  • Vzhledem k tomu, že je advokátní kancelář součástí sítě advokátních kanceláří pod značkou „bnt attorneys in CEE“, může některé osobní údaje získávat od jiných advokátních kanceláří v rámci této sítě (například ve složitých případech, které vyžadují přeshraniční spolupráci).

2. SDÍLENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

3.1. Poskytovatelé služeb

Advokátní kancelář může sdílet vaše osobní údaje s poskytovateli služeb, kteří jsou třetími stranami a kteří poskytují služby nezbytné pro fungování advokátní kanceláře. Poskytovatelé třetích stran mohou Advokátní kanceláři poskytovat následující služby:

  • hosting dat
  • IT služby
  • účetní služby
  • komunikační služby
  • překladatelské služby
  • marketingové služby

Za účelem ochrany osobních údajů uzavřela advokátní kancelář s výše uvedenými poskytovateli služeb třetích stran smlouvy o zpracování údajů.

3.2. Státní orgány

Advokátní kancelář může být povinna předat vaše osobní údaje místním nebo státním orgánům, soudům, jiným institucím v závislosti na rozsahu právních služeb nebo na příslušných zákonných požadavcích.

3.3. Společnosti ve skupině

Osobní údaje mohou být vyměňovány mezi advokátními kancelářemi, které tvoří síť advokátních kanceláří „bnt attorneys in CEE“, pokud to vyžaduje poskytování požadovaných právních služeb (například ve složitých případech, které vyžadují přeshraniční spolupráci).

4. MÍSTO ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje ukládáme a zpracováváme především na území Evropské unie. Přesto může být někdy nezbytné, aby byly vaše Osobní údaje předány a uloženy v místě určení mimo Evropskou unii. Může se tak stát v případě, že to vyžaduje zadání právní služby (například – zadání právní služby může vyžadovat spolupráci s kanceláří „bnt attorneys in CEE“ v Minsku). V jiných případech mohou být osobní údaje zpracovávány zpracovateli údajů (poskytovateli služeb třetích stran), kteří působí mimo EU, nebo s využitím dílčích zpracovatelů, kteří působí mimo EU.

V případech, kdy předáváme vaše osobní údaje mimo EU, vycházíme z jednoho z následujících mechanismů:

  • rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně;
  • standardní smluvní doložky Evropské komise;
  • jiné záruky (např. zvláštní doložky nebo zvláštní technická a organizační bezpečnostní opatření stanovená ve smlouvách o zpracování údajů).

5. JAK DLOUHO VAŠE ÚDAJE UCHOVÁVÁME

Advokátní kancelář uchovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy a v souladu s pravidly advokátní komory. Advokátní kancelář bude uchovávat vaše osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny a zpracovávány.

Doba, po kterou jsou osobní údaje uchovávány, závisí na řadě kritérií, mezi něž patří např:

  • typu osobních údajů;
  • zda probíhá nějaký spor (za účelem toho, aby Advokátní kancelář (nebo klient Advokátní kanceláře) mohla uplatnit, vykonávat nebo se bránit proti právním nárokům);
  • platné právní povinnosti vyplývající ze zákonů a předpisů uchovávat osobní údaje po určitou dobu.

6. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ, PROFILOVÁNÍ

Při zpracování Vašich osobních údajů Advokátní kancelář neprovádí automatizované rozhodování ani profilování.

7. VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů můžete kdykoli uplatnit následující práva:

7.1.  Právo na přístup: Máte právo požadovat přístup k jakýmkoli svým osobním údajům, které advokátní kancelář může zpracovávat. Můžete například požádat o informace o tom, zda Advokátní kancelář zpracovává Vaše osobní údaje, jaké přesně Vaše osobní údaje Advokátní kancelář zpracovává, pro jaké účely, na základě jakých právních základů atd.

7.2.  Právo na opravu: Máte právo požádat Advokátní kancelář o opravu Vašich osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.

7.3.  Právo vznést námitku: máte právo vznést námitku proti určitému zpracování osobních údajů, včetně např. zpracování Vašich osobních na základě oprávněného zájmu.

7.4.  Právo na výmaz: můžete požádat advokátní kancelář o výmaz Vašich osobních údajů, pokud se domníváte, že zpracování je protiprávní.

7.5.  Právo na přenositelnost údajů: můžete nás požádat, abychom vám poskytli vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Můžete také požádat o předání osobních údajů jinému správci, pokud je to technicky proveditelné.

7.6.  Právo na odvolání souhlasu: v případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu, máte právo svůj souhlas odvolat.

Máte také právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domníváte, že jsou vaše osobní údaje zpracovávány protiprávně nebo že Kancelář porušila vaše práva.

8. NA KOHO SE OBRÁTIT V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Na Advokátní kancelář se můžete obracet s jakýmikoliv dotazy nebo žádostmi týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů. Použijte prosím níže uvedené kontaktní údaje: Odkaz na seznam subjektů bnt a jejich kontaktní údaje.

Kontaktní osobou pro účely plnění povinností uložených na základě zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, je Mgr. Kristina Mališová, se kterou se lze spojit prostřednictvím e-mailu info.cz@bnt.eu.