Polska: 1 stycznia 2022 weszła nowelizacja ustawy o rachunkowości, która wprowadza uproszczenie zasad podpisywania dokumentów finansowych.
Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2021 roku sprawozdanie finansowe, a także sprawozdanie z działalności, musiało być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem zaufanym) przez wszystkich członków zarządu, a sprawozdanie finansowe dodatkowo przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki.
Wymóg ten powodował komplikacje wśród zarządów spółek posiadających w swym składzie obcokrajowców, w szczególności nieposiadających numeru PESEL. Wywierał on konieczność, aby weszli oni w posiadanie numeru PESEL i zarejestrowali się do Profilu Zaufanego, względnie nabyli oprogramowanie i urządzenie służące do podpisywania dokumentów w podpisem elektronicznym, zgodnym z normami wyznaczonymi unijnym rozporządzeniem eIDAS.
Nowelizacja ustawy wprowadziła ułatwienia dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych w jednostkach, którymi kieruje organ wieloosobowy. Z początkiem 2022 roku sprawozdania finansowe mogą zostać podpisane:
- przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków zarządu (tj. na zasadach obowiązujących do tej pory), albo
- przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład zarządu
Trzeba podkreślić, ze podpisanie sprawozdania finansowego tylko przez jednego członka zarządu jest uzależnione od złożenia przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń.
Te same zasady obowiązują przy podpisywaniu sprawozdania z działalności, z tym że nie będzie go podpisywać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W jakiej formie należy więc złożyć oświadczenie zastępujące poprzednio stosowany e-podpis?
Zgodnie z nowymi przepisami oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych ustawą lub odmowa złożenia takiego oświadczenia, bądź odmowa podpisu sprawozdania finansowego, mogą zostać:
- sporządzone w postaci elektronicznej i podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym), albo
- sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem osoby sporządzającej dokument
W przypadku, gdy powyższe dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej, wówczas członek zarządu podpisujący sprawozdanie finansowe zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Muszą one zostać dołączone do sprawozdania finansowego i podlegają złożeniu w sądzie rejestrowym. Dodatkowo podlegają one obowiązkowi przechowywania przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe. Oświadczenie powinno identyfikować sprawozdanie finansowe, którego dotyczy poprzez wskazanie daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Źródło: Ustawa o rachunkowości Dz. U. 1994 Nr 121, poz. 591, tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 217