Polen: Am 1. Januar 2022 trat eine Änderung des Rechnungslegungsgesetzes in Kraft, die die Regeln für die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen vereinfacht
Nach den bis Ende 2021 geltenden Vorschriften mussten der Jahresabschluss und der Lagebericht von allen Vorstandsmitgliedern elektronisch signiert werden (mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem Signierdienst von Profil Zaufany), und der Jahresabschluss zusätzlich von der Person, die für die Buchführung des Unternehmens verantwortlich ist.
Diese Anforderung führte zu Komplikationen für die Vorstände von Unternehmen mit ausländischen Staatsangehörigen in ihrer Zusammensetzung, insbesondere für solche ohne PESEL-Nummer. Sie mussten eine PESEL-Nummer beantragen und sich für einen Signierdienst von Profil Zaufany registrieren lassen oder eine Software und ein Gerät erwerben, um Dokumente mit einer elektronischen Signatur zu unterzeichnen, die den Standards der EU-Verordnung eIDAS entspricht.
Mit der Gesetzesänderung wurden Erleichterungen für die Unterzeichnung von Jahresabschlüssen in Unternehmen eingeführt, die von einem mehrgliedrigen Organ geleitet werden. Ab Anfang 2022 können die Jahresabschlüsse unterzeichnet werden:
– von der Person, der die Buchführung anvertraut wurde, und allen Mitgliedern der Geschäftsführung (d.h. nach den bisher geltenden Regeln), oder
– von der mit der Buchführung beauftragten Person und mindestens einem Mitglied der Geschäftsleitung.
Es ist zu betonen, dass die Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch nur ein Mitglied des Vorstands davon abhängig ist, dass die anderen Personen Erklärungen abgeben, dass der Jahresabschluss den im Gesetz vorgesehenen Anforderungen entspricht, oder sich weigern, solche Erklärungen abzugeben.
Die gleichen Regeln gelten für die Unterzeichnung des Tätigkeitsberichts, mit der Ausnahme, dass dieser nicht von der Person unterzeichnet wird, die mit der Buchführung betraut ist.
Welche Form muss die Erklärung haben, die an die Stelle der bisher verwendeten elektronischen Unterschrift tritt?
Nach den neuen Bestimmungen kann die Erklärung, dass der Jahresabschluss den Anforderungen des Gesetzes entspricht, oder die Weigerung, eine solche Erklärung abzugeben, oder die Weigerung, den Jahresabschluss zu unterzeichnen, wie folgt lauten
– in elektronischer Form abgegeben und elektronisch unterzeichnet werden (qualifizierte elektronische Signatur, Signierdienst Profil Zaufany), oder
– auf Papier und mit der handschriftlichen Unterschrift der Person, die das Dokument erstellt.
Werden die vorgenannten Dokumente in Papierform erstellt, sorgt das den Jahresabschluss unterzeichnende Vorstandsmitglied dafür, dass elektronische Kopien dieser Dokumente angefertigt werden. Diese sind dem Jahresabschluss beizufügen und beim Registergericht zu hinterlegen. Darüber hinaus unterliegen sie einer Aufbewahrungspflicht für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren, beginnend mit dem Beginn des Jahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem der Jahresabschluss festgestellt wurde. In der Erklärung sind die Jahresabschlüsse, auf die sie sich beziehen, durch Angabe des Datums und der Uhrzeit zu kennzeichnen, zu der sie von der mit der Buchführung betrauten Person unterzeichnet wurden.
Quelle: Gesetz über die Rechnungslegung Gesetzbuch 1994 Nr. 121, Punkt 591, konsolidierter Text: Gesetzbuch 2021, Punkt 217