Poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty zaměsntnanců a jejich vyúčtování musí být vždy provedeno v souladu se zákoníkem práce. Ovšem účetní jednotka současně musí zaúčtování cestovních náhrad provést dle řádných účetních předpisů a svých směrnic.
Podle § 183 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout zálohu na pracovní cestu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se spolu nedohodnou jinak.Při zahraniční pracovní cestě může být tato záloha poskytnuta v měně státu, kam byl zaměstnanec vyslán na pracovní cestu.
Při vyúčtování cestovního příkazu však musíme dát pozor na to, že zde vzniká rozdíl v použití kurzů pro přepočet nároku zaměsntance na náhrady cestovních výdajů a použití kurzů pro účtování o pracovní cestě, resp. o cestovních náhradách.
Výpočet doplatku nebo přeplatku vyúčtování zálohy totiž není účetním případem.
Z pohledu zaměstnance se tak pro zjištění výše cestovních náhrad při poskytnutí záloh v cizí měně použije kurz platný v den poskytnutí zálohy. Tímto kurzem bude vypořádáno vyúčtování cestovního příkazu vůči zaměstnanci.
Z pohledu účetní jednoty je pro zaúčtování výše cestovních náhrad důležitý okamžik uskutečnění účetního případu. Kdy přesně nastane však není nikde pevně stanoveno. Účetní jednotka si ho sama určí vitřní směrnicí.
Může to být např.:
– den, kdy zaměstnanec ukončil pracovní cestu,
– den, kdy zamětnanec předložil zaměstnavateli doklady k vyúčtování,
– den předání vyúčtování na účetní oddělení,
– den vyplacení doplatku nebo přijetí přeplatku záloh .
Nicméně nejvhodnějším způsobem bývá stanovit tento den jako poslední den pracovní cesty.
Z toho tedy vyplývá, že pro finanční vyrovnání se zaměstnancem bude použit kurz platný ke dni vyplacení zálohy, avšak do účetnictví se bude účtovat kurzem platným v den účetního případu. Záloha tak bude zaúčtována jiným kurzem než samotné vyúčtování, čímž učetní jednotce (zaměstnavateli) vznikne kurzový rozdíl.
Zdroj:
Zákoník práce