Die Bereitstellung und anschließende Abrechnung von Vorschüssen für Auslandsgeschäftsreisen muss stets im Einklang mit dem Arbeitsgesetzbuch geschehen. Zugleich muss die Gesellschaft aber bei der Verbuchung der Spesen gemäß den Rechnungslegungsvorschriften und den eigenen Richtlinien vorgehen.
P Gemäß § 183 Abs. 1 des tschechischen Arbeitsgesetzbuchs müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern (vorbehaltlich einer anderweitigen Einigung im Einzelfall) bei der Entsendung auf Geschäftsreisen einen Vorschuss bereitstellen, dessen Betrag die voraussichtlichen Barauslagen auf der Reise abdeckt. Bei Auslandsgeschäftsreisen kann die Auszahlung dieses Vorschusses in der Währung des Ziellandes erfolgen.
Bei der Reisekostenabrechnung ist allerdings zu beachten, dass eine Kursdifferenz entsteht zwischen der Umrechnung des arbeitnehmerischen Anspruchs auf Erstattung der Reisekosten einerseits und der Umrechnung bei der buchhalterischen Behandlung der Dienstreise (sprich: der Abrechnung der Reisekosten) andererseits.
Dies ist deswegen der Fall, weil die Abrechnung des Vorschusses (in Form einer Nachzahlung der überschüssigen Spesen bzw. Rückforderung des nicht benötigten Teilbetrags des Vorschusses) keinen Buchungsfall darstellt.
Aus Sicht des Arbeitnehmers ist der anzuwendende Wechselkurs zur Bestimmung der Reisekosten (bei Gewährung eines Vorschusses in Fremdwährung) der zum Tag der Auszahlung des Vorschusses geltende Kurs. Dieser Kurs ist anzuwenden, wenn der Entsendungsauftrag gegenüber dem Arbeitnehmer abgerechnet wird. Aus Sicht der Gesellschaft als buchführende Einheit ist der Augenblick von Schlüsselbedeutung, zu dem der Geschäftsfall, der der Buchung zugrunde liegt, vollzogen wurde – zu diesem Zeitpunkt ist der Betrag der Reisekosten buchhalterisch zu erfassen. Nun ist aber nirgendwo eine genaue Definition gegeben, wann genau dieser „Vollzug“ eintritt. Die Gesellschaft trifft diese Entscheidung nach eigenem Ermessen, und zwar in einer internen Richtlinie.
Dabei sind folgende Wahlmöglichkeiten für den Buchungsstichtag vorstellbar:
– der Tag, an dem der Arbeitnehmer von der Dienstreise zurückkehrt,
– der Tag, an dem der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Reisekostenbelege übergibt,
– der Tag, an dem die Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung übergeben wird,
– der Tag, an dem der Vorschuss abgerechnet wird (d.h. der Arbeitnehmer erhält eine Nachzahlung über den Betrag, der nicht vom Vorschuss abgedeckt war, oder erstattet der Gesellschaft den etwaigen Überschuss zurück).
Besonders angemessen und praktikabel erscheint freilich, den Tag des Buchungsfalls auf den letzten Tag der Dienstreise zu legen.
Daraus folgt, dass der Wechselkurs für die Abrechnung gegenüber dem Arbeitnehmer der Kurs zu dem Tag ist, an dem der Vorschuss geleistet wurde, im Gegensatz zum Wechselkurs für die Verbuchung des Geschäftsfalls, der zu dem für den Geschäftsfall gewählten Datum gilt. Der Vorschuss wird damit zu einem anderen Wechselkurs umgerechnet als die Abschlussbuchung, was zu einer Kursdifferenz auf Seiten der Gesellschaft als Arbeitgeber führt.
Quelle:
Arbeitsgesetzbuch