Návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který zavádí zákonný rámec ochrany oznamovatelů v České republice, byl schválen. Prezident republiky zákon podepsal 7. června 2023.
Sněmovní tisky č. 352 a č. 353, představující balíček zákonných úprav implementujících návrh zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“) do českého právního řádu, mají v první řadě zajistit transpozici směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie. Transpoziční lhůta směrnice uplynula již 17. prosince 2021. Zákon předpokládá, že jeho účinnost nastane druhého kalendářního měsíce následujícího po dni jeho vyhlášení. Nejdřívějším dnem, kdy by Zákon mohl nabýt účinnosti, je tedy 1. srpen 2023, pokud dojde k vyhlášená Zákona ve Sbírce zákonů již v červnu 2023.
Kdy musí povinný subjekt zajistit plnění povinností?
Přechodná ustanovení Zákona předpokládají, že povinný subjekt zaměstnávající ke dni nabytí účinnosti Zákona nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců je povinen zavést vnitřní oznamovací systém do 15. prosince 2023. Pro povinné subjekty zaměstnávající více než 250 zaměstnanců však Zákon žádný odklad nezavádí.
Kdo je povinným subjektem?
Povinným subjektem bude každý zaměstnavatel, který k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnával v průměru nejméně 50 zaměstnanců a veřejný zadavatel podle zákona upravujícího zadávání veřejných zakázek, s výjimkou obce s méně než 10 000 obyvateli. Další povinné subjekty jsou vymezeny v § 8 odst. 1 Zákona.
Koho se ochrana oznamovatelů týká?
Oznamovatelem může být jen fyzická osoba, která bude oprávněna oznámit jednání, ke kterému již došlo nebo ke kterému má dojít u osoby, u které (i zprostředkovaně) vykonávala nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, popřípadě se kterou byla v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
Prací ve smyslu Zákona je závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu nebo služba. Základním pracovněprávním vztahem je jak pracovní poměr založený pracovní smlouvu, tak právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Jinou obdobnou činností je např. samostatná výdělečná činnost, ale také dobrovolnická činnost, odborná praxe nebo stáž. Jinou obdobnou činností je rovněž výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění. Další obdobné činnosti jsou potom vypočteny v § 2 odst. 3 Zákona. Zákon dále v § 2 odst. 4 uvádí, že prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely Zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost. Povinný subjekt bude povinen zavést vnitřní oznamovací systém tak, aby všem osobám vypočteným v Zákoně umožnil podání oznámení. S tím se pojí povinnost povinného subjektu všechny potenciální oznamovatele o možnosti podat oznámení informovat.
Zákon předpokládá, že oznámení může učinit oznamovatel, který současně poskytne své osobní údaje. Zákon hovoří o povinnosti přiložit k oznámení údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Z uvedeného vyplývá, že Zákon nestanovuje povinnost umožnit příjem anonymních oznámení. Zákon dále v § 9 odst. 2 písm. b) bodu 3 uvádí, že je povinný subjekt oprávněn vyloučit přijímání oznámení od určitého okruhu osob. Povinný subjekt bude však vždy povinen přijímat oznámení zejména od zaměstnanců, stážistů a dobrovolníků.
Jaké jednání bude možné oznamovat?
Zákon předpokládá, že předmětem oznámení budou moci být vybraná protiprávní jednání. Konkrétně se může jednat o protiprávní jednání, které
(i) má znaky trestného činu,
(ii) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
(iii) porušuje Zákon, nebo
(iv) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie ve vybraných oblastech (jako např. ochrana životního prostředí, ochrana spotřebitele, aj.).
Okruh protiprávních jednáních, ohledně kterých bude možné podat oznámení, je poměrně široký. V případě, že by oznamovatel učinil oznámení o protiprávním jednání, které nenaplní znaky podle § 2 odst. 1 Zákona, nebude oznamovateli poskytnuta ochrana ve smyslu Zákona.
Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém
Takzvaný vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude povinný subjekt přijímat oznámení, bude muset zavést každý povinný subjekt. Zákon předpokládá, že vedením takového systému bude v souladu s § 8 odst. 2 Zákona možné pověřit i jinou osobu, odpovědnost za plnění povinností povinného subjektu však bude stále trvat. Zákon tedy připouští, aby povinné subjekty využívaly služeb a produktů třetích stran, které budou zajišťovat provoz vnitřního oznamovacího systému (např. formou software).
Současně bude Zákonem umožněno, aby povinné subjekty, které k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnávaly nejvíce 249 zaměstnanců, vnitřní oznamovací systém sdílely nebo využily vnitřní oznamovací systém zavedený jiným povinným subjektem, a to za určení příslušné osoby. Pro nadnárodní korporace se může jednat o praktický aspekt, jak v České republice implementovat vnitřní oznamovací systém. Vždy bude však třeba dohlédnout na to, aby vnitřní oznamovací systém odpovídal požadavkům Zákona.
Doplníme, že Zákon umožňuje, aby si oznamovatel sám vybral, zda oznámení učiní prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, nebo své oznámení učiní prostřednictvím systému provozovaného Ministerstvem spravedlnosti. Oznamovatelům není uloženo, aby první oznámení učinili vždy prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Pro uveřejnění oznámení v § 7 písm. c) Zákon stále stanovuje určité podmínky, bez jejichž splnění oznamovatelé nemohou své oznámení zveřejnit.
K povinnostem povinného subjektu
Mezi základní povinnosti povinného subjektu lze zařadit povinnost
(i) určit jednu nebo více příslušných osob a
(ii) zavést vnitřní oznamovací systém, prostřednictvím kterého bude umožněno oznamovateli podat oznámení písemně i ústně nebo na jeho žádost osobně. Povinný subjekt musí rovněž
(iii) elektronicky uveřejnit řadu informací (např. informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu, označit příslušnou osobu a její kontaktní údaje) a
(iv) určit příslušnou osobu.
Povinný subjekt je povinen poučit příslušnou osobu o jejích povinnostech a zajistit plnění povinností touto příslušnou osobou. Důležité je také zajistit, že se s přijatými oznámeními může seznámit jen příslušná osoba a nedocházelo k porušení zákazu poskytnutí údajů, tj. k poskytnutí informací, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Povinný subjekt je také případně povinen přijmout opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podaná oznámení.
Kdo může být příslušnou osobu?
Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Činnost příslušné osoby je pro povinný subjekt zásadní, protože jejím prostřednictvím je schopen plnit své povinnosti plynoucí ze Zákona. Příslušná osoba v souladu s § 11 Zákona mimo jiné přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, postupuje při výkonu své činnosti podle Zákona nestranně a zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle tohoto Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti.
S ohledem na řadu povinností, které regulují činnost příslušné osoby, lze doporučit určení více příslušných osob. Důvodem je zejména to, že v určitých časových úsecích nemusí být příslušná osoba k dispozici (dovolená, zdravotní důvody, aj.), i v takovém případě je však povinný subjekt povinen plnit své povinnosti ve lhůtách stanovených Zákonem.
Lhůty a evidence oznámení
Příslušná osoba je povinná písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení do 7 dnů od přijetí. Důvodnost podaného oznámení je potom příslušná osoba povinná posoudit do 30 dnů ode dne přijetí oznámení, přičemž v této lhůtě je příslušná osoba také povinná vyrozumět oznamovatele o tomto posouzení. Pokud by se oznámení týkalo složité věci, lze lhůtu prodloužit až o 30 dnů, a to nejvýše dvakrát. I v takovém případě je příslušná osoba povinná oznamovatele vyrozumět. Nedodržení těchto lhůt může být posouzeno jako přestupek příslušné osoby i povinného subjektu, za který může být uložena pokuta.
Příslušná osoba je povinná v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních. Doba uchování oznámení a souvisejících dokumentů je stanovena na 5 let ode dne přijetí oznámení.
Závěr
Zákon v nadcházejících měsících nabude účinnosti. S ohledem na to, že Zákon klade na povinné subjekty poměrně mnoho povinností, lze doporučit, aby povinné subjekty zavedení vnitřního oznamovacího systému nepodcenily. Vzhledem k tomu, že oznamovatelé si mohou libovolně vybrat, zda oznámení učiní prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, nebo systému Ministerstva spravedlnosti, lze povinným subjektům doporučit, aby potenciální oznamovatele motivovali k využití vnitřního oznamovacího systému.
Povinným subjektům lze také doporučit dbát při výběru příslušné osoby, která bude přijímat a řešit příchozí oznámení, na vzdělání a orientaci dané osoby v právních předpisech. V tomto ohledu jsou na příslušnou osobou kladeny poměrně vysoké nároky, neboť příslušná osoba bude (vedle dalších povinností) povinna posoudit důvodnost oznámení. To prakticky znamená, že příslušná osoba bude mimo jiné muset posoudit, zda popsané jednání naplňuje znaky trestného činu nebo přestupku s příslušnou sazbou pokuty. Současně lze doporučit, povinný subjekt zajistil určení více příslušných osob, které mohou vykrýt vzájemnou dobu nepřítomnosti při vyřizování oznámení.
Pro účely splnění povinností dle Zákona lze povinným subjektům také doporučit vytvořit interní dokumentaci stanovující pravidla podávání oznámení a postupů příslušné osoby. Kromě toho, že je třeba zajistit, aby vnitřní oznamovací systém fungoval a příslušná osoba měla potřebné znalosti i nástroje pro řešení oznámení, bude třeba také zajistit, že oznamovatelé budou mít dostatek informací o možnostech podání oznámení. V tomto ohledu lze povinnému subjektu doporučit realizaci školení pro potenciální oznamovatele, popřípadě přípravu vnitřního předpisu nebo jiného interního dokumentu, prostřednictvím kterého se potenciální oznamovatelé mohou o všech podstatných informacích dozvědět.