V tomto článku si Vám dovolujeme přinést základní shrnutí vybraných každoročních korporátních povinností, které by měl znát každý jednatel nebo člen statutárního orgánu obchodní korporace.
Právní předpisy stanovují ve vztahu k existenci obchodní korporace řadu povinností, za jejichž plnění je odpovědný statutární orgán – v případě společností s ručením omezeným jednatel/é a v případě akciových společností představenstvo či správní rada.
Mezi takové povinnosti patří především povinné každoroční svolání valné hromady, řada povinně vyhotovovaných dokumentů, jakož i jejich ukládání do sbírky listin rejstříkového soudu, a v neposlední řadě taktéž pravidelná aktualizace zápisů týkajících se společnosti v obchodním rejstříku či v evidenci skutečných majitelů, jelikož zejména v případě nezapsání skutečného majitele či neukládání dokumentů do sbírky listin stanovují právní předpisy nezanedbatelné sankce. Členové statutárního orgánu akciové společnosti by neměli zapomínat ani na uveřejňování zákonem požadovaných skutečností na internetových stránkách společnosti.
Ke svolávání valné hromady
Valnou hromadu obchodní korporace je povinen svolat pozvánkou na valnou hromadu statutární orgán, a to nejméně ročně. Zákon o obchodních korporacích stavoví konkrétní pravidla, která je při svolávání valné hromady potřeba dodržet, jakož i potřebné lhůty či kvorum pro usnášeníschopnost a přijetí rozhodnutí valné hromady.
Kompletní působnost valné hromady stanovuje zákon a v případě společnosti s ručením omezeným společenská smlouva (příp. zakladatelské listina) / v případě akciové společnosti stanovy. Avšak alespoň jednou ročně musí valná hromada projednat účetní závěrku a rozhodnout o naložení s hospodářským výsledkem společnosti. V této souvislosti je potřeba si uvědomit, že valná hromada má povinnost projednat účetní závěrku předloženou ze strany statutárního orgánu, avšak nemá povinnost ji i přes případné výhrady napoprvé schválit (v případě neschválení bude potřeba po opravě účetní závěrky opětovně svolat valnou hromadu). Z valné hromady je následně potřeba vyhotovit zápis, jakož i zaznamenat účast přítomných společníků / akcionářů do listiny přítomných na valné hromadě.
V případě rozhodnutí valné hromady o naložení s hospodářským výsledkem tak, že zisk společnosti bude vyplacen, je potřeba myslet na zákonnou povinnost statutárního orgánu provést v souvislosti se stanovením výše zisku k výplatě a před samotnou výplatou tzv. zákonné testy (bilanční test, test vlastního kapitálu, insolvenční test).
V případě, kdy má společnost s ručením omezeným jediného společníka / akciová společnost jediného akcionáře, se valná hromada nekoná. To však neznamená, že jediný společník / akcionář nemá povinnost projednat účetní závěrku. V tomto případě bude vyhotoveno rozhodnutí jediného společníka / jediného akcionáře v působnosti valné hromady, které však bude vůči společnosti účinné až okamžikem, kdy bude doručeno společnosti.
Jaké dokumenty je nezbytné vyhotovovat a jaké z nich uložit do sbírky listin? A co archivace?
Mezi povinně vyhotovované dokumenty patří především účetní závěrka, návrhy členů statutárního orgánu na projednání určité záležitosti valnou hromadou, jako je např. návrh na naložení s hospodářským výsledkem (tyto návrhy není povinné vyhotovovat písemně, jejich písemné vyhotovení je však namístě doporučit), zápisy ze zasedání kolektivního statutárního či dozorčího orgánu, jakož i výroční zprávy, zprávy o vztazích (na tyto je z naší zkušenosti velmi často zapomínáno) či zprávy o podnikatelské činnosti akciové společnosti a o stavu jejího majetku.
U řady výše uvedených dokumentů platí zároveň povinnost uložit je do sbírky listin rejstříkového soudu. Do sbírky listin je vedle účetní závěrky, návrhu na rozdělení zisku nebo jiných vlastních zdrojů anebo vypořádání ztráty a jeho konečné podoby, výroční zprávy, zprávy o vztazích, zprávy o podnikatelské činnosti akciové společnosti a o stavu jejího majetku dále dle § 66 zákona o veřejných rejstřících právnických osob a o evidenci svěřenských fondů povinné zakládat celou řadu dalších dokumentů, jako jsou např. rozhodnutí o odvolání a volbě člena statutárního orgánu či úplná znění společenské smlouvy (příp. zakladatelské listiny) / stanov po jejich změně.
Pokud Společnost poruší svou povinnost zveřejnit ve sbírce listin včas zákonem stanovené dokumenty a neučiní tak ani na výzvu soudu v soudem stanovené lhůtě, může jí být udělena pokuta ve výši až 100.000,- Kč, a to i opakovaně. V krajním případě může příslušný rejstříkový soud rozhodnout i o zrušení Společnosti s likvidací, jakož v některých případech i bez likvidace.
Nesplnění povinnosti zveřejnit kompletní účetní závěrku je zároveň přestupkem dle zákona o účetnictví, za který společnosti hrozí pokuta až do výše 3 % hodnoty jejích aktiv. Pro úplnost doplňujeme, že účetní závěrku je do sbírky listin potřeba uložit do 30 dnů od jejího schválení valnou hromadou a zároveň nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne.
Vedle zakládání dokumentů do sbírky listin je taktéž potřeba pamatovat na povinnost archivovat veškeré zápisy z jednání valné hromady včetně příloh, a to po celou dobu existence společnosti a 10 let po jejím zániku.
Aktuálnost zápisů týkajících se společnosti v obchodním rejstříku a v evidenci skutečných majitelů
V neposlední řadě je taktéž nezbytné udržovat aktuální zápisy týkající se společnosti v obchodním rejstříku a v evidenci skutečných majitelů. V případě evidence skutečných majitelů hrozí při nezapsání skutečného majitele / všech skutečných majitelů značné sankce, kdy kromě pokuty až do výše 500.000 Kč zákon o evidenci skutečných majitelů stanovuje mimo jiné zákaz výkonu hlasovacích práv nezapsaného skutečného majitele či zákaz výplaty zisku skutečnému majiteli.