Jaké jsou nové podmínky pro elektronické doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci?
Úvodem
Předchozí rok byl z hlediska pracovního práva poměrně zásadní, jelikož k 1.10.2023 nabyla účinnosti novela zákoníku práce, která mimo jiné do jisté míry mění podmínky elektronického doručování některých písemností. V tomto článku se tedy zaměříme především na elektronické doručování důležitých písemností ze strany zaměstnavatele.
Takové doručování bylo do jisté míry možné již před novelizací zákoníku práce, avšak s omezeným praktickým použitím.
S účinností novely došlo k několika změnám, které do značné míry modernizují a zefektivňují celý proces elektronického doručování. Snižuje se počet dokumentů, které je nutné doručovat zaměstnancům do vlastních rukou, a mění se pravidla pro volbu způsobu doručení. Tím se otevírá cesta k značně širšímu využití elektronického doručování v pracovněprávních vztazích.
Možnosti doručování
Zaměstnavatel si nyní v zásadě může sám zvolit, jakým způsobem bude tuto dokumentaci zaměstnanci doručovat. Doručování v elektronické podobě lze považovat za rovnocenný způsob ve vztahu k osobnímu předání dokumentů, což zaměstnavateli mj. za splnění zákonných podmínek umožňuje vybrat si mezi těmito způsoby doručení. Jedinou výjimkou je doručování prostřednictvím poštovních služeb, jež je možné použít pouze v případě, že doručení na pracovišti zaměstnavatele není možné.
Zásady el. doručování
Pokud se zaměstnavatel rozhodne doručit zaměstnanci dokumenty prostřednictvím elektronických komunikací (v praxi především emailem) musí být splněny následující podmínky:
- Dokument musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem.
- Zaměstnavatel má povinnost zaměstnance předem písemně informovat o podmínkách doručování dokumentů prostřednictvím elektronických komunikací, včetně zákonné lhůty pro doručení.
- Zaměstnanec musí udělit souhlas s tímto způsobem doručování v samostatném písemném prohlášení, které také obsahuje elektronickou adresu pro doručování, která není zaměstnavateli k dispozici (např. soukromý email).
- Tento souhlas nebyl zaměstnancem písemně odvolán.
V tomto ohledu se uplatní fikce doručení 15 dnů ode dne dodání dokumentu. Po uplynutí této doby se zpráva považuje za řádně doručenou. Pokud však zaměstnanec potvrdí doručení zprávy nebo se odeslaná zpráva vrátí jako nedoručitelná, fikce doručení se neuplatní, v případě, že se písemnost vrátí jako nedoručitelná, považuje se takové doručení za neúčinné
Doručování prostřednictvím datové schránky
S příchodem novely není vyžadován předchozí souhlas zaměstnance pro doručování dokumentů do jeho datové schránky. Výjimkou pak zůstává případ, kdy by si zaměstnanec datovou schránku znepřístupnil pro dodávání dokumentů od fyzických osob, podnikajících fyzických osob nebo právnických osob dle ustanovení zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Pokud je doručováno do datové schránky, uplatní se fikce doručení, když zaměstnanec neotevře zprávu do 10 dnů od dodání.
Změny v okruhu důležitých písemností
Novela zákoníku práce dále zúžila výčet “důležitých pracovněprávních dokumentů”, které se doručují “do vlastních rukou”. Nyní jsou označovány pojmem “písemnosti” a zahrnují:
- Jednostranné písemnosti týkající se skončení pracovního poměru/právních vztahů (např. okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, výpověď, aj.).
- Mzdový či platový výměr.
- Odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se takového místa.
Závěrem
Novela zákoníku práce tak ve své snaze o digitalizaci přináší zejména praktická řešení odpovídající aktuálním potřebám, která dále usnadňují doručování důležitých písemností mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Zaměstnavatelé ve světle této novely získali značný manévrovací prostor při výběru způsobu doručování písemností, což zvyšuje pravděpodobnost úspěšného doručení. Elektronické doručování tím pádem získává do budoucna potenciál stát se primárním způsobem doručování pracovněprávních písemností.
I přes veškeré pozitivní aspekty tato novela skýtá i některá úskalí. Je například důležité mít na paměti, že při vzniku sporu má zaměstnavatel povinnost prokázat, že zaměstnanec danou písemnost skutečně obdržel.
Zdroj:
Zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce