Einblicke in die neuen Bedingungen für die elektronische Zustellung von an den Arbeitnehmer gerichteter Korrespondenz seitens des Arbeitgebers.
Einleitende Anmerkungen
Das Jahr 2023 war für das Arbeitsrecht recht bedeutsam: zum 1.10.2023 trat ein Änderungsgesetz zum ArbGB-cz in Kraft, welches u.a. neue Bedingungen festschreibt, zu denen bestimmte Schriftstücke (auch) elektronisch zugestellt werden können. Der vorliegende Artikel konzentriert sich auf diesen konkreten Aspekt der Novelle, d.h. die elektronische Zustellung wichtiger Schriftstücke durch den Arbeitgeber.
Bis zu einem gewissen Grad war die elektronische Zustellung zwar auch schon vor dem genannten Änderungsgesetz möglich, allerdings nur mit Beschränkungen, die den Gebrauch in der Praxis erschwerten.
Das Änderungsgesetz hat nun das elektronische Zustellprozedere modernisiert und sehr viel effizienter gestaltet. Die Anzahl derjenigen Dokumente, die dem Arbeitnehmer zu eigenen Händen zugestellt werden müssen, ist gesunken, und die Regeln für die Wahl der Zustellungsart wurden dahingehend geändert, dass nun der Weg offen steht für eine sehr viel breitere Nutzung der elektronischen Zustellung in arbeitsrechtlichen Beziehungen.
Möglichkeiten der Zustellung
Die Wahl der Methode für die Zustellung von Mitteilungen an den Arbeitnehmer steht dem Arbeitgeber künftig im Wesentlichen frei. Die elektronische Zustellung darf im Weiteren als gleichwertig zur persönlichen Übergabe gelten, so dass der Arbeitgeber (bei Vorliegen der gesetzlichen Bedingungen) hier nach seinen eigenen Präferenzen vorgehen kann. Die einzige Ausnahme ist die Zustellung vermittels des Postdienstleisters, die nur dort zulässig ist, wo eine Zustellung am Arbeitsplatz nicht möglich ist.
Grundsätze der elektronischen Zustellung
Entschließt sich der Arbeitgeber, für den Arbeitnehmer bestimmte Unterlagen vermittels elektronischer Kommunikation zuzustellen (was in der Praxis zumeist gleichbedeutend mit der Zustellung per E-Mail sein dürfte), so müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Das Dokument muss mit einer anerkannten elektronischen Signatur versehen sein.
- Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer im Voraus schriftlich über die Bedingungen informiert haben, zu denen er ihm Dokumente vermittels elektronischer Kommunikation zustellen wird, einschließlich der gesetzlichen Zustellfristen.
- Der Arbeitnehmer muss der gewählten Zustellungsart zugestimmt haben, und zwar in einer gesonderten schriftlichen Erklärung, die außerdem eine elektronische Zustelladresse außerhalb des Einflussbereichs des Arbeitgebers nennen muss (also z.B. eine private E-Mail-Adresse).
- Vorstehende Zustimmung ist vom Arbeitnehmer zum maßgeblichen Zeitpunkt nicht schriftlich widerrufen worden.
Diesbezüglich greift eine Legalfiktion der Zustellung innert 15 Tagen ab dem Tag, an dem das Dokument beim Empfänger eingetroffen ist, d.h., nach Ablauf der 15-tägigen Frist gilt die Mitteilung als ordnungsgemäß zugestellt. Diese Legalfiktion bleibt unbeachtet, wenn der Arbeitnehmer die Zustellung schriftlich bestätigt hat oder die Mitteilung als unzustellbar zurückgewiesen wurde (wobei im letzteren Fall die Zustellung als unwirksam betrachtet wird).
Zustellung vermittels der sog. Datenbox
Mit der Verabschiedung der Neufassung des ArbGB-cz ist die Einwilligung des Arbeitnehmers in die Zustellung per Datenbox nicht länger zwingend erforderlich. Auch weiterhin gilt aber die Ausnahme, dass die Zustellung per Datenbox nicht möglich ist, wenn der Arbeitnehmer seine Datenbox so konfiguriert hat, dass sie nicht für Nachrichten seitens Privatpersonen, Gewerbetreibenden und privatrechtlichen Körperschaften offensteht, gemäß den einschlägigen Bestimmungen des Gesetzes über elektronische Rechtsgeschäfte und die autorisierte Konvertierung von Dokumenten.
Bei der Zustellung in die Datenbox gilt eine Fiktion der Zustellung, falls der Arbeitnehmer die eingehende Nachricht auch innerhalb von 10 Tagen ab Zustellung nicht geöffnet hat.
Engere Definition der „wichtigen Dokumente“
Mit der Novellierung des ArbGB-cz ist außerdem die Liste der “wichtigen arbeitsrechtlichen Dokumente” kürzer geworden, die “zu eigenen Händen” zugestellt werden müssen. Unter der neuen Bezeichnung “Schriftsachen” umfasst die Definition Folgendes:
- Einseitige Schriftsachen betreffend die Beendigung des Arbeitsverhältnisses / der Rechtsbeziehungen (z.B. fristlose Kündigung, Kündigung während der Probezeit, reguläre Kündigung usw.).
- Lohn-/Gehaltsmitteilung.
- Abberufung von der (bzw. Verzicht auf die) Stellung eines leitenden Angestellten.
Fazit
Das neue ArbGB-cz liefert mit seinem Digitalisierungsansatz größtenteils an den aktuellen Bedürfnissen orientierte, praxisnahe Lösungen, die die Zustellung wichtiger Schriftstücke zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer noch einfacher gestalten. Das Änderungsgesetz gibt dem Arbeitgeber einen erheblichen Spielraum bei der Wahl der Zustellungsmethode, womit die Wahrscheinlichkeit der erfolgreichen Zustellung im rechtlichen Sinne erhöht wird. Damit hat die elektronische Zustellung das Potenzial, künftig die bevorzugte Methode für die Zustellung arbeitsrechtlicher Dokumente zu werden.
Ungeachtet all dieser positiven Aspekte sind mit dem Änderungsgesetz aber auch Fallstricke verbunden. So sollten Arbeitgeber z.B. im Auge behalten, dass sie im Streitfall den Nachweis führen müssen, dass der Arbeitnehmer das fragliche Dokument tatsächlich erhalten hat.
Quelle:
Gesetz Nr. 281/2023 Slg. (Änderungsgesetz zum Arbeitsgesetzbuch – Ges. Nr. 262/2006 Slg.)