Lze ověřený podpis nahradit elektronickým ověřeným podpisem? Co umožňuje právní praxe a jaká je realita elektronického ověřování?
Úřední ověřování podpisů pravděpodobně není nutno jakkoliv představovat a troufnu si předpokládat, že prakticky každý z nás se s tímto právním institutem již někdy v minulosti setkal. Neobejde se bez něj totiž jakýkoliv převod nemovitosti či majetku nemovitost zahrnující, či i ta nejzákladnější prohlášení ve vztahu k právnickým osobám (ať už jde o jednatele s.r.o. nebo člena výboru SVJ); často je také používán jako určitá „vyšší forma podpisu“, např. pokud si strany až tolik navzájem nevěří, případně je esenciální součástí některých správních řízení (typicky u generálních plných mocí).
Praxe je potom jednoduchá; podepisující se dostaví k oprávněné osobě (typicky notář, advokát nebo CzechPoint), fyzicky podepíše předmětný dokument, případně i někdy prohlásí již existující podpis za vlastní, oprávněná osoba připojí k dokumentu odpovídající prohlášení a učiní o podpisu interní zápis. V praxi tedy velmi jednoduchý a rychlý proces.
S rozvojem technologie se však již značnou dobu setkáváme i s elektronickými podpisy, které zcela bez dalšího bereme jako běžnou součást našeho života. Někdy jde o podpis učiněný pomocí prostředků kryptografické ochrany (tokeny, alias „USB klíčenky“, a odpovídající certifikáty), někdy jde o sken fyzicky podepsaného dokumentu, jindy pouze o jméno na konci emailu. Evropské nařízení eIDAS totiž při určitém zjednodušení definuje elektronický podpis jako jakoukoliv elektronickou informaci umožňující identifikaci jednající osoby (zde např. právě jméno na konci emailu) připojenou k jiné elektronické informaci (zde např. právě samotný email).
Jak je to ale s použitím takového podpisu, když je potřeba právě úřední ověření?
Základní právní rámec pro použití tohoto institutu už máme prakticky několik let. Srovnatelnou dobu máme i skupinu oprávněných subjektů, kdy jde opět o notáře, advokáty a CzechPOINT (vedle toho je navíc zakotven i automatický postup prostřednictvím informačního systému veřejné správy). Základní myšlenka je zde naprosto předvídatelná a odpovídající „fyzickému“ ověřování. Podepisující předloží elektronicky podepsaný dokument, oprávněná osoba (nebo automatizovaný proces) ověří totožnost a přiloží doložku. Výstupem je tedy dokument srovnatelný s fyzickým ověřováním, pouze v elektronické podobě.
Důvodem, proč se v praxi s tímto mechanismem příliš nesetkáváme je to, že faktické provedení dost pokulhává, tedy pokud vůbec existuje.
„Nejdál“ se po teoretické i praktické stránce dostali notáři. Ti umí ověřovat elektronické podpisy jak osobně, tak na dálku prostřednictvím videokonference (kdy se identifikace provádí např. prostřednictvím bankovní identity), vstupem i výstupem je dokument ve formátu .pdf, služba je sice zpoplatněná, ale pouze za 70,- Kč, a jediným požadavkem na elektronický podpis je jeho viditelnost nebo založení na odpovídajících certifikátech. Na první pohled tedy to, co člověk v praxi potřebuje, pokud je v zahraničí, nemá možnost cesty na českou ambasádu, ale potřebuje úředně ověřený podpis. Tím ale to pozitivní končí. Vlastní praxe má totiž značný problém, málokterý notář chce tuto službu nabízet. Konkrétně, z 5 notářských kanceláří, se kterými autor příspěvku spolupracuje, tuto službu nenabízí ani jeden (resp. všichni ji explicitně odmítají poskytovat).
Poměrně nedávno spustil systém pro ověřování elektronických podpisů i CzechPOINT. Praktický postup zahrnuje úvodní nahrání dokumentu do oficiální úschovny zřízené právě pro tento účel; další kroky však činí ověřování tímto způsobem v praxi naprosto nepoužitelným. Podepisujícímu je totiž vygenerováno potvrzení o vložení dokumentu do úschovny, se kterým se musí následně osobně dostavit na některou pobočku, identifikovat se dokladem totožnosti a až následně je mu předán elektronický ověřený dokument. Jde tak o postup zcela srovnatelný s „fyzickým“ ověřením, tedy absolutně neřešícím situace, kdy je právě elektronické ověření nejvíce potřeba, aneb kdy se podepisující nemůže (nebo nechce) fyzicky dostavit na pobočku CzechPOINT.
U advokátu je celý institut zatím pouze v rovině teorie. Legislativní základ sice je, ale chybí jak metodiky České advokátní komory, tak technické zázemí. Byť by Vám tedy Váš oblíbený advokát rád vyšel vstříc, zatím nemůže.
Podobně zatím nefunguje automatické ověřování prostřednictvím systému veřejné správy. Srovnatelně s advokáty zde legislativní základ je, ale chybí technické zázemí, byť se předpokládá, že půjde o komponentu zahrnutou do Portálu občana a k identifikaci bude docházet automaticky (např. prostřednictvím bankovní identity). Zatím ale vše zůstává spíše v teoretické rovině.
Poměrně zajímavým prvkem příliš neodpovídajícím shora naznačeným způsobům je však možnost propojení profilu na Portálu občana (resp. v registru obyvatel) se sériovým číslem certifikátu, kterým se podepisující osoba elektronicky podepisuje. Byť je tato možnost vázaná pouze na vyšší formy elektronických podpisů, tj. na tzv. kvalifikované certifikáty (aneb sken fyzického podpisu nestačí), považuje se takový podpis až na drobné výjimky za „automaticky“ úředně ověřený. Tedy za úředně ověřený bez jakékoliv ověřující osoby, bez jakékoliv doložky, bez jakéhokoliv záznamu do podpisové knihy a zejména pak – zjednodušeně – bez potřeby kamkoliv chodit a cokoliv zařizovat. I samotné propojení je velmi jednoduché; po přihlášení se do Portálu občana stačí ve svém profilu přidat číslo certifikátu, nic více, nic méně. V praxi je takový podpis obecně veřejnými orgány akceptován, byť osobně doporučuji k podpisu uvádět odpovídající doložku (např. „požadavek na úřední ověření podpisu je splněn na základě ustanovení § 6 odst. 2 zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů, v platném znění“). Je také nutno být připraven na to, že v některých případech bývá vyžadováno i předložení výpisu z registru obyvatel (a to i kupř. rejstříkovými soudy).
V kontextu všeho shora uvedeného je možno shrnout, že úřední ověřování elektronických podpisů je rozhodně mechanismem, který do moderní právní, administrativní a smluvní praxe rozhodně patří. Nosné myšlenky, na kterých tento mechanismus stojí, také dávají smysl a odpovídají požadovanému účelu – vyšší garance, že jednající (a dokument podepisující) osoba je skutečně touto jednající osobou. Praktické provedení však je a zjevně ještě nějakou dobu bude naprosto otřesné a v praxi prakticky nepoužitelné. I nadále tak zjevně budeme užívat nuceni užívat náhradní mechanismy jako např. konverzi dokumentace z fyzické do elektronické podoby, resp. naopak, které jsou mechanismy srovnatelnými, ne vždy však naprosto ideálními. Jestli se situace změní ukáže bohužel až čas.