Augusztus végéig létre kell hozni a cég hivatalos e-mail elérhetőségét, regisztrálni kell a Cégkapun. Az elektronikus ügyintézés bevezetésével minden cég köteles elektronikus kapcsolattartást biztosító online postafiókot, ún. „Cégkaput” létrehozni. Ez a bíróságokkal, hatóságokkal folytatott levelezés során a cégek hivatalos, a postacímet helyettesítő elérhetősége lesz.
Kötelező elektronikus kapcsolattartás
Minden Magyarországon tevékenykedő gazdálkodó szervezet köteles 2018.01.01-től az elektronikus ügyintézésre. Erre a postafiókként is szolgáló, személyre szabott ügyintézési felületen, az ún. „Cégkapun” keresztül lesz lehetőség. A Cégkaput 2017.08.30-ig kell megnyitni egy e-mail cím regisztrálásával. A regisztrációval létrejön egy 2017.12.01-től elérhető tárhely az elektronikus üzenetek fogadására és tárolására.
A Cégkapu 2018.01.01-től lesz aktív. Ezt követően a Cégkapuban regisztrált e-mail címre érkeznek a bírósági és hatósági iratok, és ezen keresztül kell a hatóságoknak a válaszokat megküldeni. A Cégkapuban regisztrált e-mail címre érkező elektronikus iratok kézbesítésének ugyanaz a hatálya, mintha az adott iratot a hatóságok postán küldték volna. Az ide érkező küldemény akkor is kézbesítettnek minősül, ha azt a második értesítést követően a cég ténylegesen nem is veszi át (nem tölti le, senki nem olvassa el).
Ha a hatóság 2018.01.01. után nem tud elektronikusan kapcsolatba lépni a céggel, törvényességi felügyeleti eljárást vagy egyéb hatósági ellenőrzést kezdeményezhet a cég ellen.
Cégkapu regisztráció
A regisztrációhoz a cég képviselőjének, mint magánszemélynek ún. „Ügyfélkapuval” kell rendelkeznie. Az Ügyfélkapu a magánszemélyek elektronikus ügyintézését lehetővé tevő felület. A regisztráció során egy olyan e-mail cím megadása szükséges, ami kizárólag a Cégkapura érkező, onnan küldendő elektronikus üzenetek kezelésére szolgál.
Teljesen automatikus online regisztrációra van lehetősége a cégnyilvántartásban szereplő cégeknek, ha a regisztrációt a cég képviselője a saját nevében végzi. Egyéb esetben (pl. meghatalmazott útján) egy elektronikus űrlapon lehet regisztrálni. Ehhez a szervezet létrejöttét és a képviseletet igazoló iratokat (pl. cégkivonat, aláírási címpéldány) csatolni kell.
A Cégkapu kezeléséhez kötelező un. „cégkapumegbízottat” megjelölni, aki lehet a cég képviselőjétől eltérő személy is. A cégkapumegbízott további felhasználóknak adhat hozzáférést a Cégkapuhoz, azonban a cég valamennyi Cégkapu használatára feljogosított alkalmazottjának magánszemélyként rendelkeznie kell Ügyfélkapus hozzáféréssel, hogy használni tudja a Cégkapu felületét.
Forrás: 2015. évi CCXXII. törvény – az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól