Falls derjenige, der die Stellung einer Geschäftsführers, Vorstandsmitglieds oder Aufsichtsratsmitglied bei einer Kapitalgesellschaft innehat, für die Ausübung seines Amts eine Vergütung bezieht, dann muss ein Vertrag über die Ausübung eines Gesellschaftsamts geschlossen werden.
Dieser Vertrag muss schriftlich geschlossen und von der Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung genehmigt werden (bzw. auch vom Aufsichtsrat, falls der Aufsichtsrat die Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft wählt). Der Vertrag muss außerdem gesetzlich vorgeschriebene Regelungen zur Vergütung enthalten (gemäß § 59 Abs. 2 und § 60 des Kapitalgesellschaftsgesetzes – Ges. Nr. 90/2012 Slg., idgF), also insbesondere folgende Angaben:
(i) Sämtliche Vergütungsbestandteile, einschließlich Pauschalvergütungen für Barauslagen, Sachbezüge (Auto, Wohnung, Notebook, Handy usw.) und Beiträge zur Ruhestands- und Alterssicherung (z.B. Einzahlungen in die betriebliche Rentenversicherung);
(ii) Die Höhe der Vergütung bzw. alternativ die Berechnungsmethode für die Höhe der Vergütung (die ausreichend bestimmt sein muss) und die Art der Vergütung (bestimmte Bestandteile können vom Unternehmenserfolg abhängig gemacht werden);
(iii) Regeln betreffend die Auszahlung von Sondervergütungen (Bonussen) und Gewinnbeteiligungen (insofern als Gewinnbeteiligungen auch unter Nichtgesellschaftern bzw. Nichtaktionären ausgeschüttet werden können, solange Gesellschaftsvertrag oder Satzung dies vorsehen); und
(iv) Aktienbezugsrechte (Optionspläne).
Falls der Vertrag über die Ausübung eines Gesellschaftsamts keine Vergütungsregelung enthält oder nicht schriftlich geschlossen oder nicht vom zuständigen Gesellschaftsgremium genehmigt wurde, gilt, dass die betreffende Person ihr Gesellschaftsamt unentgeltlich ausübt (§ 59 Abs. 3 des Kapitalgesellschaftsgesetzes). Eine Ausnahme bilden Verträge über die Ausübung eines Gesellschaftsamts, deren Abschluss bzw. Genehmigung nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt, ohne dass die Gründe hierfür dem Mitglied des gewählten Gesellschaftsgremiums zuzuschreiben wären. In einem solchen Fall steht dem Mitglied des gewählten Gesellschaftsgremiums eine Vergütung in üblicher Höhe zu. Eine weitere Ausnahme besteht in der Möglichkeit, nicht im Vertrag aufgeführte Leistungen an das Mitglied des gewählten Gesellschaftsgremiums zu genehmigen, wobei die Genehmigung durch das zuständige Gesellschaftsgremium (siehe weiter unten) im Einklang mit § 61 Abs. 1 des Kapitalgesellschaftsgesetzes erfolgen muss.
Falls der Vertrag über die Ausübung eines Gesellschaftsamts zwar ordnungsgemäß geschlossen, aber nicht vom zuständigen Gesellschaftsgremium genehmigt wurde, so haben wir es mit einem bedingt nichtigen („relativ ungültigen“) Vertrag zu tun, d.h. der Vertrag ist nur dann und nur solange gültig, als keine betroffene Person die Einrede seiner Nichtigkeit erhebt (§48 Kapitalgesellschaftsgesetz). Gemäß einem zum 1.1.2021 in Kraft tretenden Änderungsgesetz zum Kapitalgesellschaftsgesetz (Ges. Nr. 33/2020 Slg., über die Änderung des Kapitalgesellschaftsgesetzes in der Fassung des Gesetzes Nr. 458/2016 Slg und weiterer einschlägiger Gesetze – das „Änderungsgesetz“) wird die fehlende Genehmigung nicht mehr diese bedingte Nichtigkeit auslösen, sondern die Unwirksamkeit des Vertrags (§ 59 Abs. 2 des Kapitalgesellschaftsgesetzes in der Fassung des Änderungsgesetzes), d.h. der Vertrag erlangt erst mit der besagten Genehmigung Wirkung. Eine rückwirkende Wirksamkeit ist möglich, es sei denn, das zuständige Gesellschaftsgremium beschließt etwas anderes.
Soweit Leistungen erbracht werden, die nicht als Vergütung im Vertrag über die Ausübung eines Gesellschaftsamts aufgeführt sind, darf dies nur auf gesetzlicher Grundlage geschehen, bzw. gemäß einer unternehmensinternen Richtlinie, die vom selben Gremium verabschiedet wurde, welches auch für die Genehmigung des Vertrags über die Ausübung eines Gesellschaftsamts zuständig ist, oder mit Wissen und Einwilligung des betreffenden Gremiums (sowie ggfs. der Stellungnahme des Aufsichtsrats, falls ein solcher eingerichtet ist), gemäß § 61 Abs. 1 des Kapitalgesellschaftsgesetzes. Dies gilt auch dann, wenn gar kein Vertrag über die Ausübung eines Gesellschaftsamts geschlossen wurde. Werden solche Leistungen dennoch an das Mitglied eines gewählten Gesellschaftsgremiums unter anderen Umständen erbracht (d.h. ohne die Genehmigung bzw. Zustimmung seitens des zuständigen Gremiums), so müssen die Leistungen an die Gesellschaft zurückerstattet werden, im Einklang mit den Prinzipien, die für die ungerechtfertigte Bereicherung gelten.
Ist ein Mitglied eines gewählten Gesellschaftsgremiums zugleich bei der Gesellschaft als Arbeitnehmer angestellt, so bedarf sein Gehalt bzw. seine anderweitige Vergütung der Einwilligung desjenigen Gesellschaftsgremiums, das für die Genehmigung des Vertrags über die Ausübung eines Gesellschaftsamts zuständig ist (sowie gegebenenfalls der Stellungnahme des Aufsichtsrats, falls ein solcher eingerichtet ist), gemäß § 61 Abs. 3 des Kapitalgesellschaftsgesetzes. Dies gilt auch dann, wenn die Gesellschaft eine nahestehende Person des Mitglieds des gewählten Gesellschaftsgremiums beschäftigt (z.B. dessen Ehepartner oder Nachkommen). Strittig sind allerdings die Konsequenzen einer fehlenden Einwilligung, denn die Schlussfolgerung, wonach der Arbeitnehmer in einem solchen Fall unentgeltlich tätig wird, steht im Widerspruch zum arbeitsrechtlichen Arbeitnehmerschutz.
Mit Inkrafttreten des Änderungsgesetzes (d.h. zum 1.1.2021) wird der dritte Absatz von § 61 des Kapitalgesellschaftsgesetzes aufgehoben, so dass das Gehalt des Mitglieds eines gewählten Gesellschaftsgremiums, welches zugleich bei der Gesellschaft als Arbeitnehmer beschäftigt ist, oder das Gehalt einer ihm nahestehenden Person keiner Zustimmung durch das Gremium bedarf, welches für die Genehmigung des Vertrags über die Ausübung eines Gesellschaftsamts zuständig ist (ebenso wenig wie der Stellungnahme des Aufsichtsrats). Allerdings müssen die Regeln zum Interessenkonflikt (§§ 54 ff.) eingehalten werden: in einem solchen Fall muss das Mitglied des gewählten Gesellschaftsgremiums zumindest die Gesellschafter- bzw. Hauptversammlung verständigen, die den Abschluss des fraglichen Arbeitsvertrags untersagen kann.