Die Verpflichtung, Abschlüsse in die Dokumentensammlung aufzunehmen in der Tschechischen Republik, erlischt nicht im Laufe der Zeit. Das Gericht kann Unternehmen auffordern, Jahresabschlüsse seit 1996 zu ergänzen, sowie eine Geldbuße verhängen, wenn diese nicht Folge leisten.
Der Jahresabschluss und der Jahresbericht sind eines der wichtigsten Dokumente des Unternehmens und enthalten vertrauliche Informationen über das Geschäft und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Trotzdem oder eben aus diesem Grund schreibt das Gesetz vor, dass alle Unternehmen ihre Abschlüsse, beziehungsweise Jahresberichte in die Dokumentensammlung des Unternehmensregisters aufnehmen müssen. Die in der Dokumentensammlung hinterlegten Dokumente sind digitalisiert und im Internet im Rahmen des Zugangs zum Handelsregister auf der Website des tschechischen Justizministeriums www.justice.cz öffentlich zugänglich.
Die Verpflichtung von Unternehmen, Dokumente in die Dokumentensammlung aufzunehmen, ergibt sich aus dem tschechischen Gesetz über Unternehmen (zákon o obchodních korporacích) und im Fall von Buchhaltungsdokumenten auch aus dem tschechischen Rechnungslegungsgesetz (zákon o účetnictví). Unternehmen müssen den Jahresabschluss und den Jahresbericht innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Überprüfung durch den Abschlussprüfer (falls geprüft) und die zuständige Behörde (Genehmigung durch die Hauptversammlung), spätestens jedoch 12 Monate nach dem Bilanzstichtag, hinterlegen. Beispielsweise muss der zum 31. Dezember 2019 erstellte Jahresabschluss bis Ende 2020 in der Dokumentensammlung veröffentlicht werden. Die Verpflichtung der Unternehmen zur Einreichung von Buchhaltungsunterlagen besteht seit 1996, wobei der erste Jahresabschluss, den die Unternehmen offenlegen mussten, jener für 1996 war.
Um Informationen über ihre wirtschaftliche Situation zu schützen, unterlassen es einige Unternehmen, ihre Jahresabschlüsse in die Dokumentensammlung aufzunehmen oder sie hinterlegen sie in einer nicht lesbaren Form. Falls ein Unternehmen die Dokumente, zu deren Aufnahme es gesetzlich verpflichtet ist, in die Dokumentensammlung nicht aufnimmt, kann es vom Gericht aufgefordert werden, diese zu ergänzen; sollte es diese auch dann nicht einreichen, kann das Unternehmen vom Gericht mit einer Geldbuße von bis zu 100.000 CZK bestraft werden. Da es sich um eine Disziplinarstrafe/Geldbuße handelt, kann diese Geldstrafe wiederholt verhängt werden.
Eine schwerwiegendere Sanktion stellt die Sanktion laut dem Rechnungslegungsgesetz dar, nach dem die Steuerbehörde dem Unternehmen eine Geldbuße von bis zu 3% des Unternehmensvermögens für seinen nicht eingereichten Jahresabschluss auferlegen kann.
Die Verpflichtung von Unternehmen, Dokumente in die Dokumentensammlung einzureichen, erlischt mit der Zeit nicht. Wie der Oberste Gerichtshof in Prag (Vrchní soud v Praze) im Oktober letzten Jahres bestätigt hat, sieht das Gesetz nicht vor, dass „nach fruchtlosem Ablauf einer bestimmten Frist die Verpflichtung zur Hinterlegung der vorgeschriebenen Dokumente (Abschlüsse eines Unternehmens) in der Dokumentensammlung des Handelsregisters erlischt (Oberster Gerichtshof in Prag, Aktenzeichen Nr. 7 Cmo 59/2019).“ Dies bedeutet, dass das Registrierungsgericht noch heute die Hinterlegung historischer Abschlüsse, z.B. der aus den neunziger Jahren, beantragen und die Nichteinreichung mit Disziplinarstrafen/Geldbußen bestrafen kann.
Die Verpflichtung zur Hinterlegung in der Dokumentensammlung gilt sogar nach Ablauf der Aktenvernichtungsfristen. Eine Gesellschaft ist nicht einmal berechtigt, historische Abschlüsse zu vernichten, wenn sie ihrer Verpflichtung zur deren Veröffentlichung in der Dokumentensammlung noch nicht nachgekommen ist (siehe Oberster Gerichtshof in Prag, Aktenzeichen Nr. 7 Cmo 455/2016). Ein Wechsel des Gesellschafters eines Unternehmens stellt keine Entschuldigung dafür dar, keine Dokumente zu hinterlegen. Beim Erwerb von Beteiligungen an Unternehmen ist es daher erforderlich, die Hinterlegung von Pflichtdokumenten in der Dokumentensammlung zu überprüfen, bzw. deren Hinterlegung oder zumindest die Vorlage solcher Dokumente zu verlangen.
Der Vollständigkeit halber möchte ich hinzufügen, dass die beiden oben genannten Entscheidungen auf eine Berufung gegen die Entscheidung des Registrierungsgerichts Bezug nahmen, eine Disziplinarstrafe/Geldbuße zu verhängen, weil der Jahresabschluss nicht in die Dokumentensammlung aufgenommen wurde. Die Entscheidungen betrafen nicht die Verhängung einer Geldbuße nach dem Rechnungslegungsgesetz. Ich bin jedoch der Meinung, dass die Verpflichtung, Abschlüsse in die Dokumentensammlung aufzunehmen, weiterhin besteht und auch nach dem Rechnungslegungsgesetz nicht erlischt, wobei eine Geldbuße auch von einer Steuerbehörde verhängt werden könnte.
Quelle:
Gesetz Nr. 563/1991 Tsch.-Slg. Über die Rechnungslegung
Gesetz Nr. 304/2014 Tsch.-Slg. über öffentliche Register von Rechts- und Naturpersonen und über das Register der Treuhandfonds
Oberster Gerichtshof in Prag (Vrchní soud v Praze), Aktenzeichen Nr. 7 Cmo 59/2019
Oberster Gerichtshof in Prag (Vrchní soud v Praze), Aktenzeichen Nr. 7 Cmo 455/2016