Denken Sie daran, dass der Jahresabschluss in der Urkundensammlung veröffentlicht werden muss – die Unterlassung ist ein Verwaltungsdelikt
Gesellschaften, die ins Handelsregister eingetragen werden, müssen in der Urkundensammlung ihre Jahresabschlüsse bzw. ihre Vermögensübersichten u. Jahresberichte veröffentlichen.
Ein Änderungsgesetz zum Rechnungslegungsgesetz ordnet Unternehmen anhand ihrer Bilanzsumme, ihres Umsatzes und ihres durchschnittlichen Belegschaftsstands in vier Kategorien ein: Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großunternehmen. Anhand dieser Einteilung erstellen Gesellschaften ihren Jahresabschluss entweder im vollen oder im gekürzten Umfang, und in diesem Umfang sind die Jahresabschlüsse auch zu veröffentlichen. Prüfungspflichtige Unternehmen veröffentlichen ihren Jahresabschluss in dem Umfang, zu dem sie vom Wirtschaftsprüfer bestätigt wurden. Kleine und Kleinstunternehmen, die nicht der Prüfungspflicht unterliegen, sind neuerdings nicht mehr verpflichtet, ihre GuV zu veröffentlichen.
Gesellschaften, die der Prüfungspflicht unterliegen, veröffentlichen den Jahresabschluss innerhalb von 30 Tagen ab der Bestätigung durch den Wirtschaftsprüfer und der Feststellung durch das Führungsgremium, spätestens jedoch innerhalb von 12 Monaten ab dem Bilanzstichtag des zu veröffentlichenden Jahresabschlusses.
Gesellschaften, die nicht verpflichtet sind, ihren Jahresabschluss vom Wirtschaftsprüfer bestätigen zu lassen, hinterlegen den Jahresabschluss für im Jahr 2015 begonnene Geschäftsjahre spätestens zum 30. November 2017.
Die hinterlegungspflichtigen Urkunden sind an das nach dem Sitz der Gesellschaft zuständige Registergericht zu senden, und zwar im PDF-Format. Jede einzelne Urkunde ist dabei als eine PDF-Datei zu übergeben, d.h. die einzelne Urkunde darf nicht in mehrere Dokumente aufgeteilt werden, und mehrere Urkunden dürfen nicht in eine PDF-Datei zusammengefasst werden. Die Dateien können dann dem Registergericht entweder per Datenbox zugestellt werden oder per E-Mail, über das für Eingaben vorgesehene Online-Portal oder auf einem physischen Datenträger.
Eine Gesellschaft, die es versäumt, ihren Jahresabschluss in der Urkundensammlung zu hinterlegen, begeht ein Verwaltungsdelikt, für das ein Bußgeld von bis zu 3% der Bilanzsumme der Gesellschaft verhängt werden kann.
Quelle: Rechnungslegungsgesetz; Urkundensammlung