O nouă lege care facilitează și modernizează procesele administrative a devenit aplicabilă la 4 iulie 2023. Este vorba de Legea nr. 9/2023 care revizuiește Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 41/2016 privind stabilirea unor măsuri de simplificare la nivelul administrației publice centrale, administrației publice locale și al instituțiilor publice și oferă mai multe avantaje cetățenilor in relatia cu administratia publica, afaceri si comerț. Acestea includ intr-o enumerare sumară: formulare și solicitări unice pentru servicii publice, versiuni electronice ale actelor de identitate, abolirea copiilor legalizate, copiere gratuită a documentelor, modalități alternative de achitare a taxelor și impozitelor.
Un efect esențial al acestei legi este că autoritățile publice vor fi obligate să recunoască documentele în format digital, care au fost semnate cu semnătură electronică calificată, fără a mai cere depunerea documentelor originale sau a copiilor pe hârtie.
Astfel, autoritățile sunt obligate să accepte „semnătura electronică calificată sau avansată, definită potrivit prevederilor art. 3 pct. 11 și 12 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 – eIDAS”.
Regulamentul eIDAS stabilește un cadru juridic comun pentru semnăturile electronice în Uniunea Europeană. Acesta recunoaște trei niveluri de semnături electronice: semnătura electronică simplă (SES), semnătura electronică avansată (AES) și semnătura electronică calificată (QES).
Acesta respectă principiul neutralității tehnologice, permițând utilizatorilor să aleagă orice tehnologie care îndeplinește cerințele legale. Prin urmare, legislația și reglementările nu impun nici o tehnologie anume și nu avantajează sau dezavantajează nici o tehnologie. Articolul 25 alineatul (1) stipulează că o semnătură electronică nu poate fi respinsă ca probă în instanță doar pentru că este în format electronic sau nu corespunde standardelor unui QES.
Cele trei tipuri de semnături electronice au valoare juridică diferită, acestea fiind reglementate în art. 3 pct. 10-12, dupa cum urmeaza:
i. „semnătură electronică” (SES) înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;
„Semnătură electronică” simpla este un termen care desemnează un mod de a confirma identitatea și acordul unei persoane cu privire la un document sau o tranzacție în mediul digital. O semnătură electronică poate fi formată dintr-un set de caractere, un cod numeric, o imagine scanată a semnăturii manuale sau o amprentă biometrică. Pot fi folosite aplicatii precum cele emise de companii precum Adobe sau Docusign. Pentru a fi valabilă, o semnătură electronică trebuie să fie atașată la sau asociată logic cu datele în format electronic pe care le semnează persoana respectivă. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail cu o semnătură electronică, aceasta trebuie să fie legată de conținutul e-mailului și de adresa dumneavoastră de e-mail.
ii. „semnătură electronică avansată” (AES) este o semnătură electronică ce îndeplinește cerințele prevăzute la articolul 26 din Regulamentul eIDAS.
Conform regulamentului, aceasta trebuie (a) să faca trimitere exclusiv la semnatar, (b) sa permita identificarea semnatarului, (c) sa fie creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și (d) sa fie legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
Aceasta semnatura nu este încă foarte utilizată în practică, deoarece, deși există diverse modalități de a crea o semnătură electronică avansată, nu toate sunt acceptate și reglementate de autoritățile din statele europene. Astfel, instituția publică / persoana care a aplicat semnătura are sarcina probei si trebuie să dovedească faptul că, la momentul semnării, au fost respectate cele 4 condiții stabilite în art. 26 din Regulamentul eIDAS.
Ratiunea pentru care a fost inserata aceasta definitie este ca unul dintre obiectivele Regulamentului (eIDAS) este de a facilita utilizarea semnăturii electronice în cadrul pieței unice digitale. Prin urmare legislatorul nu a impus o anumită tehnologie sau metodă pentru a realiza o semnătură electronică avansată, ci lasă la latitudinea Statelor Membre să decidă ce valoare juridică vor acorda acestui tip de semnătură, în funcție de contextul și de scopul pentru care este folosită.
Unul dintre potentialele avantaje ale semnăturii electronice avansate este că nu este legată de un anumit dispozitiv sau suport fizic, ci de identitatea persoanei care o aplică. Acesta reglementare va permite pe viitor adaptarea la evoluțiile tehnologice și la nevoile specifice ale diferitelor sectoare și domenii de activitate si in situatia in care va aparea tehnologia capabila sa asigure o recunoastere si verificare uniforma in orice moment, pentru astfel de semnaturi avansate.
iii. „semnătură electronică calificată” (QES) înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice;
Acesta este ultimul tip de semnătură electronică recunoscut de Regulamentul eIDAS si are aceeași valoare juridică ca o semnătură olografă în toate statele membre ale UE.
Pentru a avea o semnatură electronică calificată, este necesar să fie folosiț un certificat calificat, care este eliberat de un furnizor de servicii de încredere care are acreditat din partea unui stat membru al UE și care este inclus pe lista de încredere a UE (ETL). Furnizorul de servicii de încredere are responsabilitatea de a verifica identitatea utilizatorului și de a garanta integritatea semnăturii create.
Cel mai important avantaj al semnaturii electronice calificate este că se poate verifica ușor și sigur dacă un document semnat electronic este autentic și integru, folosind programul Adobe Acrobat Reader, care este gratuit și compatibil cu toate sistemele de operare. Această aplicație accesează o bază de date comună la nivelul Uniunii Europene, care conține lista furnizorilor de servicii de semnătură electronică calificată (EUTL) și cu ajutorul acesteia aplicația poate confirma dacă semnătura electronică din document este validă și conformă cu standardele europene, asigurand astfel o verificare rapida in orice jurisdictie europeana.
Unul dintre efectele urmarite de regulamentul eIDAS este de a facilita tranzacțiile transfrontaliere în cadrul pieței unice digitale a UE. Pentru a realiza acest lucru, eIDAS se asigură că fiecare formă de semnătură electronică este admisibilă ca mijloc de probă în instanțele din UE și că nu i se refuză efecte juridice doar pentru că este în formă electronică.
Regulamentul eIDAS nu impune când este necesară o semnătură pentru o tranzacție sau ce tip de semnătură este necesar. Aceasta înseamnă că fiecare stat membru al UE trebuie să specifice în legislația sa când o anumită tranzacție (i) nu poate fi semnată electronic sau (ii) necesită o formă superioară de semnătură electronică, cum ar fi o semnătură electronică avansată sau calificată. Astfel, este important să se verifice cerințele legale aplicabile fiecărui tip de tranzacție înainte de a utiliza o semnătură electronică.
Legislația internă incidentă este Legea 455/2001 privind semnătura electronică, care reglementaza semnătură electronica “simpla” (SES) și semnătură electronica extinsa, care trebuie să îndeplinească criterii aproape identice cu semnătură electronica calificată (QES). Acesta este însă un act normativ desuet, emis înainte de intrarea în vigoare a Regulemtnului eIDAS și consider că este necesară cel puțin o armonizare terminologică a legislației romane cu regulamentul european, chiar daca acesta din urma are aplicabilitate directă, pentru a evita confuzii și neclarități în practică.
Există cazuri in legislatia romana în care semnătura electronica nu poate fi folosita sau care includ cerințe explicite, cum ar fi semnăturile olografe in proceduri notariale, care nu sunt de obicei compatibile cu semnăturile electronice sau gestionarea tranzacțiilor digitale.
Aceste cazuri de interdicție a folosirii semnăturii electronica sunt prevăzute expres de legislația română, după cum urmează:
i. Convenţiile care strămută sau constituie drepturi reale care urmează a fi înscrise în cartea funciară (art. 1244 Cod Civil) sau locuintele si unitatile individuale (art. 101 din Legea nr.114/1996 privind locuintele)
ii. Acte privitoare la relatiile de familie sau succesiunile precum convențiile prenupțiale (art. 330 din Codul civil), lichidarea regimului matrimonial al comunității legale (art. 355 din Codul civil), actul de partaj între soți în timpul comunității legale (art. 358 din Codul civil), vanzarea mostenirii sau cotei-parti din aceasta (art. 1747 Cod Civil), renuntarea la mostenire (art. 1120 Cod Civil), testamentul olograf si autentic (art. 1041 si art. 1043 Cod Civil) aceastea necesitand forma autentica sau semnatura olografă sub sanctiunea nulitatii.
iii. Diverse contracte civile pentru care este prevazuta expres ad validitatem forma autentica: donatia (art. 1011 Cod Civil), ipoteca imobiliara (art. 2378 Cod Civil), impoteca mobiliara (art. 2388 Cod Civil), contractul de intretinere (art. 2255 Cod Civil), fidejusiunea (art. 2288 Cod Civil).
iv. În dreptul societar este necesară semnătura scrisă de mână pentru actul constitutiv în cazul în care: (a) bunurile imobile fac parte din aportul la capitalul social al societății; înființarea societăților în nume colectiv sau în comandită simplă; sau (c) se înființează o societate pe acțiuni prin subscripție publică, declarații pe propria răspundere date de fondatori/administratori/membri ai consiliului de administrație care să ateste îndeplinirea condițiilor legale prevăzute de legislația română (art. 69 din Ordinul nr. 2594/2008 privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor), declarații pe propria răspundere date de persoanele fizice și juridice care nu sunt înregistrate fiscal în România care să ateste că nu există datorii fiscale (art. 69 din Ordinul nr. 2594/2008 privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor)
Considerăm că această inițiativă legislativă prin care se introduce obligativitatea acceptării semnăturii electronice și în instituțiile publice, începând cu 4 iulie 2023, este benefică pentru cetățeni, mediul de afaceri și administrația publică, deoarece va simplifica și accelera procesele administrative, va reduce costurile și riscurile legate de manipularea documentelor pe suport hârtie, va crește gradul de transparență și securitate a informațiilor și va contribui la dezvoltarea economiei digitale.