Blíži sa vo Vašej spoločnosti termín valného zhromaždenia a vy premýšľate, ako ho zorganizovať a nevystaviť sa pritom riziku nákazy ochorením COVID-19?
Počas pandémie COVID-19 je pálčivou otázkou, ako môžu obchodné spoločnosti realizovať prijímanie rozhodnutí svojich kolektívnych orgánov, ako sú valné zhromaždenie alebo konatelia. V prípade spoločnosti, ktorá má dvoch a viacerých spoločníkov, z ktorých jeden je zahraničnou osobou, môže byť konanie valného zhromaždenia v mieste sídla spoločnosti a riadne prijatie jeho uznesení zo zrejmých dôvodov veľkou výzvou.
Využitie elektronických prostriedkov
Podľa zákona 62/2020 Z.z. o niektorých opatreniach v justícii počas mimoriadnej situácie, je možné, aby kolektívne orgány spoločností (VZ ako aj zasadnutia štatutárneho orgánu) využívali možnosti korešpondenčného hlasovania alebo realizovanie ich zasadnutí (a následne aj prijímanie rozhodnutí) prostredníctvom elektronických prostriedkov, a to aj v prípade, ak spoločenské zmluvy / stanovy spoločností takúto možnosť výslovne neupravujú, čo bol podľa ObZ v čase pred krízou COVID-19 nevyhnutný predpoklad takéhoto postupu.
Avšak ani hlasovanie elektronickými prostriedkami nemusí byť v čase pandémie všeliekom, pretože vyžaduje zabezpečenie kvalifikovaného elektronického podpisu, ktorého certifikát spĺňa podmienky styku s orgánmi verejnej moci. Táto požiadavka zákona je teda veľmi náročná, pokiaľ ide o zabezpečenie podpisu zo strany zahraničného spoločníka resp. jeho štatutára, ktorí spravidla kvalifikovaným elektronickým podpisom v SR nedisponuje.
Preto takého formy rozhodovania sa obvykle nezaobídu bez toho, aby sa takýto spoločník na valnom zhromaždení dal zastupovať advokátom konajúcim na základe plnomocenstva, ktorý zaručený elektronický podpis s časovou pečiatkou vie zabezpečiť.
Korešpondenčné hlasovanie
Počas mimoriadnej situácie zákon umožnil hlasovanie prostredníctvom hlasovacieho lístka zaslaného poštou. Predpokladáme, že korešpondenčné hlasovanie uľahčí v mimoriadnej situácii rozhodovanie kolektívnych štatutárnych orgánov (predstavenstiev, resp. ak má spoločnosť viacerých konateľov), a to najmä v prípadoch, ak stanovy dotknutých spoločností takúto možnosť neupravovali.
Hlasovanie per rollam
Pokiaľ však ide o valné zhromaždenia s.r.o., korešpondenčné hlasovanie v zásade žiadnu novú alternatívu nepredstavuje, pretože aj do krízy bolo podľa § 130 ObchZ možné, aby spoločníci prijímali rozhodnutia mimo valného zhromaždenia, teda per rollam. Toto je možné aj vtedy, ak spoločenská zmluva hlasovanie per rollam výslovne neupravuje.
Po praktickej stránke je hlasovanie per rollam možné u takých spoločností, ktoré majú konateľa, ktorý dokáže zabezpečiť prípravu a vyexpedovanie hlasovacích lístkov s návrhom uznesenia/-ní všetkým spoločníkom (aj do zahraničia), a najmä, aby následne hlasovacie lístky, ktoré spoločníci v určenej lehote na vyjadrenie musia doručiť do sídla spoločnosti, spočítal a následne vyhodnotil. Existencia reálneho sídla, v ktorom sa doručuje a preberá pošta ako aj lojálne a odborné konanie konateľa sú nevyhnutným predpokladom.
V prípade, ak je reálna situácia vyhrotená, je vhodné splnomocniť na zastupovanie na valnom zhromaždení advokáta vybaveného plnomocenstvo, ktorý aj počas pandémie môže spoločníka pri prijatí rozhodnutí riadne zastúpiť.
V prípade akýchkoľvek otázok ohľadom organizácie a priebehu valného zhromaždenia sú Vám k dispozícii naši experti.