Nowe reguły prowadzenia akt osobowych

Polska: Digitalizacja akt osobowych i nowe krótsze terminy przechowywania akt osobowych

Od stycznia 2019 r. polskie prawo pracy dopuszcza prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej. Nowe przepisy skróciły również obowiązkowy okres przechowywania akt osobowych pracowników z dotychczasowych 50 na 10 lat od końca roku, w którym ustał dany stosunek pracy, przy czym nowe terminy obowiązują bez ograniczeń dla pracowników nowych, tj. zatrudnianych po 01.01.2019 r. W przypadku stosunków pracy zakończonych przed wejściem w życie nowelizacji lub rozpoczętych przed jej wejściem w życie po 31.12.1998 r. o trwających obowiązują (z pewnymi wyjątkami) stare reguły.

Możliwość cyfryzacji akt osobowych nie oznacza przy tym, że można zniszczyć dotychczasowe akta pracownicze po przestawieniu działu personalnego na system elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych lub po upływie okresów ich przechowywania. Pracodawca jest w takim przypadku zobowiązany pouczyć pracowników o ich uprawnieniach, a w szczególności o możliwości odebrania akt prowadzonych dotychczas w formie papierowej i dopiero gdy pracownik nie uczyni tego w terminie, można będzie tą dokumentację zniszczyć.

Prowadzenie akt w formie elektronicznej nie oznacza także prostego zeskanowania dokumentów. Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza muszą w takim przypadku zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz odpowiadać nowym wymogom zawartym w rozporządzeniu wykonawczym Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

Rozsądnym wydaje się przy tym nadal prowadzić akta pracownicze w tradycyjnej formie papierowej, ponieważ sądy pracy nadal będą wymagać dostarczenia tych akt w formie papierowej.

 

Źródło: Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 357 oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r., Dz. U. z 2018 r., poz. 2369

Zapisz się do newslettera

Klikając 'Zapisz się' wyrażasz zgodę na nasze warunki przetwarzania danych