Neue Regeln für Personalakten in Polen

Polen: Digitalisierung von Personalakten und neue kürzere Fristen für Aktenaufbewahrung und -Vernichtung.

Neulich – ab Januar 2019 ist es im polnischen Arbeitsrecht zulässig, die Personalakten in digitaler Form zu führen. Auch die Frist für die Aufbewahrung von Personalakten wurde gekürzt und zwar von 50 auf 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete, wobei die verkürzte Frist lediglich für die Arbeitnehmer gilt, die nach 01.01.2019 angestellt werden. Für beendete oder vor dem Inkrafttreten des Gesetzes begonnene und laufende Arbeitsverhältnisse gelten (mit manchen Ausnahmen) alte Regeln.

Die Möglichkeit der Digitalisierung bedeutet aber nicht, dass die bisherigen Personalakten ohne weiteres nach Umstellung des Systems auf digitale Speicherung oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden dürfen. Vielmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitgeber entsprechend über seine Rechte zu belehren und insbesondere darüber, dass der Arbeitnehmer die Dokumentation abholen darf und erst wenn er dies nicht fristgerecht macht, die Dokumentation vernichtet wird.

Die Digitalisierung bedeutet auch kein einfaches Einscannen der Unterlagen. Die Akten müssen vielmehr mit qualifizierter digitaler Unterschrift versehen werden und den genauen Vorgaben der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik entsprechen.

Es scheint trotzdem angebracht zu sein, die Akten in traditioneller Papierform zu führen, weil die Arbeitsgerichte ohnehin die Akte in Papierform regelmäßig verlangen werden.

 

Quelle: Gesetz über Änderung mancher Gesetze im Zusammenhang mit der Verkürzung von Aufbewahrungsfristen von Personalakten und ihre Digitalisierung vom 10. Januar 2018, GBl. vom 2018, Pos. 357 und Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über Personalakten vom 10. Dezember 2018 GBl. vom 2018, Pos.2369

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