Niedrige Aufwendungen; die Möglichkeit der außergerichtlichen Streitbeilegung; freiwillige Leistung durch den Schuldner – lesen Sie, um mehr über das effektive vorgerichtliche Mahnwesen zu erfahren.
Der vorgerichtlichen Beitreibung von Forderungen kommt eine Schlüsselrolle zu, wenn es darum geht, die Wahrscheinlichkeit einer freiwilligen Begleichung der Verbindlichkeit durch den Schuldner zu steigern und die Aufwendungen für Gerichtsverfahren zu minimieren; oft wird damit eine rasche außergerichtliche Streitbeilegung erzielt. Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf alle wesentlichen Schritte des vorgerichtlichen Mahnwesens.
Situationsanalyse und Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen
In der Anfangsphase ist es von großer Wichtigkeit, dass der Gläubiger seinen Rechtsbeistand mit sämtlichen relevanten Unterlagen und Auskünften zur ausstehenden Forderung versorgt. Dazu gehören insbesondere:
Verträge und Vereinbarungen – schriftlich als auch mündlich, mit entsprechender Stützung durch Belege wie z.B. E-Mails oder andere Nachrichten (WhatsApp o.ä.).
Belege, wonach der Gläubiger seinen vertraglichen Pflichten nachgekommen ist – Lieferscheine, Übergabeprotokolle, Quittungen der erbrachten Dienstleistungen, Rechnungen.
Mahnschreiben – Kopien der bisherigen Korrespondenz mit dem Schuldner.
Reaktionen des Schuldners – hierzu gehören z.B. Teilzahlungen, Vorschläge einer Ratenzahlung, aber auch die Bestreitung der Verbindlichkeit.
Prüfung der Bonität des Schuldners
Ein wichtiger Schritt im Rahmen der vorgerichtlichen Beitreibung von Forderungen ist die Analyse der schuldnerischen Zahlungsfähigkeit. Hierzu gehören u.a.:
– Prüfung der Angaben im Handelsregister, im Grundbuch und in anderen öffentlichen Verzeichnissen.
– Bewertung des verfügbaren Vermögens, auf welches ggfs. im Wege der Zwangsvollstreckung zugegriffen werden kann.
– Analyse des historischen Zahlungsverhaltens des Schuldners.
Letzte Mahnung vor Klage
Der wichtigste Schritt im Rahmen der vorgerichtlichen Phase: die sog. letzte Mahnung vor Klage. Gemäß § 142a der Zivilprozessordnung ist der Gläubiger verpflichtet, ein solches vorgerichtliches Mahnschreiben an den Schuldner zuzustellen, falls er im Gerichtsverfahren erfolgreich Anspruch auf Erstattung der Verfahrenskosten anmelden möchte. Dieses Schreiben sollte folgendes umfassen:
– Identifizierung von Gläubiger und Schuldner.
– Klare Eingrenzung der Forderung – Rechtsgrund, Höhe, Fälligkeit.
– Forderung nach Erfüllungsleistung – Kapital, Verzugszinsen, Kostenpauschale und Erstattung der Rechtsvertretungskosten.
– Aufforderung zur Zahlung innerhalb einer konkreten Frist (von mindestens 7 Tagen).
– Hinweis auf die weiteren rechtlichen Schritte (z.B. Einreichung einer Klage) bei Nichterfüllung.
Die letzte Mahnung vor Klage kann z.B. per Datenbox, per Einschreiben oder auch per E-Mail zugestellt werden, oder auf andere Art und Weise, solange sichergestellt ist, dass das Schreiben damit in die Verfügungsgewalt des Schuldners gelangt.
Verhandlungen und Suche nach Konsensus
Auf die Zustellung des vorgerichtlichen Mahnschreibens folgt oft eine Verhandlungsphase. Der Schuldner mag z.B. folgende Schritte ergreifen:
– Vorschlag eines Ratenkalenders.
– Anerkennung der Schuld und Gesuch um Aufschub der Fälligkeit.
– Teilweise Begleichung der Schuld zum Zeichen des guten Willens auf Seiten des Schuldners.
Der anwaltliche Beistand wird in dieser Phase beurteilen, ob die vorgeschlagenen Lösungen für den Gläubiger vorteilhaft sind und der juristischen Sachlage angemessen Rechnung tragen. Die Verhandlungen eröffnen dem Gläubiger außerdem Möglichkeiten, die Forderung außergerichtlich beizulegen.
Vorbereitung auf die gerichtliche Phase
Falls der Schuldner auf das vorgerichtliche Mahnschreiben nicht reagiert oder sich weigert, seinen Verbindlichkeiten nachzukommen, werden der Gläubiger und sein Rechtsanwalt die weiteren Möglichkeiten abwägen, zu denen Folgendes gehört:
– Stellung eines Antrags auf Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids – eine rasche Lösung zur Erlangung eines Vollstreckungsbescheids insbesondere in denjenigen Fällen, in denen die faktische Beweislage klar ist.
– Erstellung des Klageantrags – bei streitigen Forderungen oder unübersichtlichen Sachverhalten.
Auch in dieser Phase bleibt von Wichtigkeit, dass alle vorhergehenden Schritte korrekt ausgeführt wurden, um die Chancen auf Erfolg vor Gericht so groß wie möglich zu halten.
Bedeutung der vorgerichtlichen Phase der Beitreibung von Forderungen
Die vorgerichtliche Beitreibung von Forderungen eröffnet die Gelegenheiten für ein schnelles und kostengünstiges Ergebnis. Ein korrektes Vorgehen in dieser Phase mindert das Risiko gerichtlicher Streitigkeiten, verschafft dem Gläubiger eine bessere Verhandlungsposition und minimiert die Beitreibungskosten.