Polen: Ab Mitte März treten wichtige oder sogar revolutionäre Änderungen im Gesetz über das Nationale Gerichtsregister (KRS) in Kraft.
Das Jahr 2018 bringt erhebliche Änderungen in Bezug auf die Funktionsweise des Handelsregisters („KRS“), insbesondere in Bezug auf die Eintragung von Unternehmen. Ziel des Gesetzes vom 26. Januar 2018 über die Änderung des Gesetzes über das nationale Gerichtsregister KRS und einiger anderer Gesetze, das am 15. März 2018 in Kraft tritt, ist die Umsetzung der Richtlinie (EU) 2017/1132 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14.06.2017 über bestimmte Aspekte des Gesellschaftsrechts. Dabei darf man sich nicht durch den Titel des Änderungsgesetzes täuschen lassen, tatsächlich sind einige weitere Gesetze betroffen, insgesamt dürften allerdings bis zu 30 andere Gesetze betroffen sein.
Aus der Sicht der in das Handelsregister KRS eingetragenen Unternehmen sind dies die wichtigsten Änderungen:
- Einführung einer ausschließlich elektronischen Form der Einreichung von Jahresabschlüssen beim Register, sowie – letztendlich – einer rein elektronischen Form der Unterzeichnung der Finanzberichte mit einer elektronischen Signatur oder einer elektronischen Signatur, die mit einem so genannten „Trusted Profile“ des Nutzers auf der staatlichen E-Services-Plattform ePUAP bestätigt werden kann,
- Schaffung der praktischen Notwendigkeit, dass mindestens ein Vorstandsmitglied, oder ein Gesellschafter, der die Gesellschaft vertritt, über eine polnische Personalausweisnummer PESEL verfügen muss (folgt daraus, dass, dass der Jahresabschluss elektronisch von einer Person unterzeichnet werden muss, deren PESEL-Nummer dem KRS-Register bekannt ist, bzw. – die Pflicht, dass die Einreichung solcher Finanzberichte im Register elektronisch von einem PESEL-Nummerninhaber unterzeichnet werden muss),
- Pflicht für Personen, die eine Gesellschaft vertreten, eine Erklärung mit Angabe ihrer Korrespondenzadresse (innerhalb Polens) einzureichen (zusätzlich zu der bisherigen Verpflichtung, eine Einwilligung zur Bestellung zu unterzeichnen),
- Pflicht, einem Eintragungsantrag (eingereicht beim Handelsregister KRS) eine Liste von Personen oder Mitgliedern von Körperschaften beizufügen, die berechtigt sind, den Vorstand der jeweiligen Gesellschaft zu bestellen (eine solche Liste soll deren vollständige Namen und polnische Korrespondenzadresse umfassen).
Das Änderungsgesetz sieht eine Reihe von Übergangsfristen bis zum endgültigen Inkrafttreten am 1. März 2020 vor. Bis Ende September 2018 wird es möglich sein, Abschlüsse in schriftlicher Form zu erstellen, woraufhin ihre Einreichung in das Register bereits ab sofort eine qualifizierte elektronische Signatur (oder Bestätigung durch das Profil bei der ePUAP Public E-Services-Plattform) erfordert. Die Einreichung von Erklärungen mit Angabe von Korrespondenzadressen (innerhalb Polens) ist bei der nächsten Anmeldung beim Register (aus welchen Gründen auch immer), spätestens jedoch bis zum 1. September 2019 obligatorisch. Gleiches gilt für die Einreichung der Liste der zur Bestellung des Vorstandes berechtigten Personen. Es lohnt sich daher, sich schon jetzt darum zu kümmern, die entsprechenden Stellungnahmen der Geschäftsführung und bevollmächtigten Vertreter einzuholen.
Die Anmeldungen beim Handelsregister KRS sind zwingend ausschließlich in elektronischer Form – ab März 2020 – zu erstellen und einzureichen. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Anträge, die in anderer Form eingereicht werden, automatisch zurückgesendet.
Quelle: Gesetz vom 26. Januar 2018 über die Änderung des Gesetzes über das Nationale Gerichtsregister KRS und einige andere Gesetze (J.L. 2018, Pos. 398)