Strengere Regelungen für Firmensitzservice
Wegen erneuten Gesetzesänderungen müssen Unternehmen, deren Sitz durch sog. Firmensitzservices gewährt wird, deren Sitz sich also in einer von ihnen nicht benutzten Immobilie befindet, ihre Tätigkeit abermals überprüfen.
Firmensitzservice
Firmensitzservices sind Dienstleistungen, in deren Zuge der Dienstleister für das Unternehmen einen Firmensitz gewährt, das Unternehmen jedoch diesen tatsächlich nicht benutzt und auch die mit dem Sitz verbundenen Pflichten nicht selbst erfüllt. Grundsätzlich muss sich der Sitz in einer Immobilie befinden, die im Alleineigentum des Dienstleisters steht. Firmensitzservice kann aber auch gewährt werden, wenn der Eigentümer der Erbringung vorab schriftlich zugestimmt hat und die Parteien im Beteiligungsverhältnis stehen oder wenn der Dienstleister in dem Handelsregister als Zustellungsbevollmächtigter angegeben ist, bzw. wenn zwischen den Parteien auch ein langfristiger Buchhaltungsvertrag besteht. Die strengen Regeln des Firmensitzservice sind auch auf die nicht geschäftsmäßig gewährten Leistungen anzuwenden.
Dienstleistungsvertrag
Bestehende Firmensitzservice-Verträge sind spätestens bis zum 30. Juni 2018 wie folgt zu ändern, bzw. dürfen in der Zukunft nur nach diesen neuen Regeln geschlossen werden. Es besteht Schriftformerfordernis, die Frist der ordentlichen Kündigung darf nicht unter einem Jahr betragen und der Vertrag darf nicht auf bestimmte Zeit geschlossen werden, es sei denn das Unternehmen wurde auch für eine bestimmte Zeit gegründet. Das Unternehmen muss die Dokumente festlegen, welche am Sitz aufbewahrt werden sollen und ist verpflichtet, mindestens die Gesellschaftsunterlagen, behördlichen Genehmigungen, Jahresabschlüsse und Unterlagen im Zusammenhang mit Erklärungen an die Steuerbehörde am Sitz aufzubewahren. Der Dienstleister ist verpflichtet, an der Immobilie von öffentlichen Flächen gut sichtbar ein Firmenschild anzubringen, die aufbewahrten Unterlagen und Mobiliar getrennt zu lagern und hierüber Verzeichnisse zu führen. Nichtig ist eine Bestimmung, die den Dienstleister von den genannten Pflichten befreit. Der Dienstleister ist weiterhin verpflichtet, über die Annahme von Postsendungen innerhalb von 1 Werktag zu benachrichtigen.
Meldepflicht
Das Unternehmen ist verpflichtet, der Steuerbehörde die Angaben über den Firmensitzservice bis zum 29. September 2017 zu melden. Die Meldepflicht gilt für bestehende und auch für alle künftigen Firmensitzservice-Verträge. Die Missachtung kann Bußgelder nach sich ziehen.
Quelle: Verordnung Nr. 7/2017 (VI.1.) des Justizministers über den Firmensitzservice