Bedingungen zur Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung während des Coronavirus sowie zu anderer Zeit, und damit verbundene Risiken
Gegenwärtig ist die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung – also ohne die physische Präsenz von Gesellschaftern an einem Ort oder alternativ mit teilweiser physischer Präsenz der Gesellschafter und teilweise online – mehr als aktuell. Wie funktioniert das eigentlich?
Die Fernteilnahme an einer Hauptversammlung (laut Gesetz die sogenannte „Stimmabgabe bei der Hauptversammlung mit technischen Mitteln“) kann standardmäßig nur dann Anwendung finden, wenn der Gründungsrechtsakt dies regelt (Gesellschaftsvertrag oder Satzung).
Nach dem Gesetzentwurf der Regierung über einige Maßnahmen zur Abschwächung der Auswirkungen der Coronavirus SARS-CoV-2-Epidemie auf die Teilnehmer eines Gerichtsverfahrens, Geschädigte, Opfer von Straftaten und juristische Personen, sowie zur Änderung des Insolvenzgesetzes und der Vollstreckungsordnung (der in der Woche vom 6. bis 10.4.2020 vom Parlament verabschiedet werden sollte) sollte jedoch derzeit angesichts des Notstands vorübergehend gelten, dass diese Teilnahmeform im Gründungsrechtsakt nicht enthalten sein muss.
Des Weiteren sollte der Gründungsrechtsakt konkrete Teilnahmebedingungen enthalten, um die Identität eines Gesellschafters (und die mit deren Anteilen verbundenen Stimmrechte) überprüfen zu können. Sollte der Gründungsrechtsakt diese konkreten Bedingungen nicht enthalten, werden sie durch das satzungsmäßige Organ der Gesellschaft bestimmt. Die Bedingungen, einschließlich aller detaillierten technischen Voraussetzungen für die Teilnahme, sind in der Einladung zur Hauptversammlung anzugeben (z.B. einschließlich eines Hinweises auf die Gebrauchsanweisung des jeweiligen technischen Mittels).
Für die Zwecke der Abhaltung einer solchen Hauptversammlung ist es aus unserer Sicht am geeignetsten, eine der Videokonferenzplattformen zu nutzen, bei der jeder Anwesende die übrigen Anwesenden sieht und hört. Im Voraus ist zu überlegen, welche Plattform man wählen wird, da kostenlose Tools normalerweise keine Möglichkeit zur Teilnahme einer größeren Personenanzahl anbieten. Zur Identifizierung der Gesellschafter ist bestenfalls jedem Gesellschafter im Voraus ein spezieller Anmeldecode zuzusenden. Die Abstimmung selbst kann durch Hochheben der Hand oder durch Ja-/Nein-Aussprechen erfolgen. Wir gehen davon aus, dass die Hauptversammlung ebenfalls aufgezeichnet und diese Aufzeichnung für gewisse Zeit aufbewahrt werden kann. Das ist auch für den Fall einer damit zusammenhängenden Streitsache angebracht. Natürlich sollten die Regeln für die Aufzeichnung des Verlaufs der Hauptversammlung im Gründungsrechtsakt festgelegt sein, oder sollten die Gesellschafter zu Beginn der Hauptversammlung ihre Zustimmung zu deren Aufzeichnung und zur Aufbewahrung der Aufzeichnung erklären.
Falls Hauptversammlungsbeschlüsse durch Notariatsakt zu beurkunden sind, muss der Notar überprüfen, ob die Art der Teilnahme an der Hauptversammlung den gesetzlichen Anforderungen an Identitätsprüfung der Gesellschafter genügt.
Was passiert, wenn die Hauptversammlung aus technischen Gründen unterbrochen wird, oder einer der anwesenden Gesellschafter die anderen zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht sieht und/oder nicht hört? Für eine derartige Situation empfehlen wir, dass, sobald der Vorsitzende der Hauptversammlung davon Kenntnis erhält, er wiederholt, was während dieser Zeit bei der Hauptversammlung geschehen ist, ggf. die anwesenden Gesellschafter auffordert, ihre Mitteilungen zu wiederholen, und dass er erneut über den jeweiligen Tagesordnungspunkt abstimmen lässt, falls der Ausfall während der Abstimmung auftrat. Es ist ebenfalls angebracht, im Gründungsrechtsakt beispielsweise anzugeben, dass im Falle eines Ausfalls, der länger als ein bestimmter Zeitabschnitt andauert, eine Ersatzhauptversammlung stattfinden wird.
Quelle:
Gesetz Nr. 90/2o12 Slg., über Handelskorporationen, in der jeweils geltenden Fassung
Gesetz Nr. 89/2012 Slg., Bürgerliches Gesetzbuch, in der jeweils geltenden Fassung
Gesetzentwurf der Regierung über einige Maßnahmen zur Abschwächung der Auswirkungen der Coronavirus SARS-CoV-2-Epidemie auf die Teilnehmer eines Gerichtsverfahrens, Geschädigte, Opfer von Straftaten und juristische Personen, sowie zur Änderung des Insolvenzgesetzes und der Vollstreckungsordnung.