Polen: mehr Möglichkeiten für online und schriftliche Beschlüsse, längere Fristen für die Berichtspflichten der Gesellschaften
Online und schriftliche Beschlüsse
Die im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie eingeführten Regelungen haben die Möglichkeiten der Beschlussfassung online oder im schriftlichen Verfahren sowohl von Vorständen, Aufsichtsräten als auch Hauptversammlungen von Unternehmen erheblich erweitert.
Vormals war eine solche Beschlussfassung durch Aufsichtsräte und für die Gesellschafterversammlung nur möglich, wenn die Satzung oder der Gesellschaftervertrag dies so regelten. Im Falle der Geschäftsführung/ Vorstände war dies überhaupt nicht vorgesehen.
Aktuell wurde aufgrund der COVID-19-Epidemie und der drohenden Lähmung der Geschäftstätigkeit vieler Gesellschaften, die zuvor keine entsprechenden Bestimmungen in ihre Gesellschaftsverträge oder Satzungen aufgenommen hatten, die Regelung bezüglich der Aufsichtsräte und Gesellschaftsversammlungen wurde umgekehrt – eine Beschlussfassung on-line ist nun grundsätzlich möglich – es sei denn, der Gesellschaftsvertrag (Satzung) sieht etwas anderes vor.
Gleiches gilt für schriftliche Beschlüsse des Aufsichtsrats sowie für die Teilnahme einzelner Vorstandsmitglieder an Sitzungen unter Einsatz von Fernkommunikationsmitteln und die schriftliche Stimmabgabe einzelner Mitglieder – dies ist grundsätzlich zulässig, sofern der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) nichts anderes vorsieht.
Ähnliche Regeln wurden für die Geschäftsführung (den Vorstand) eingeführt – sofern der Gesellschaftsvertrag (die Satzung) nichts anderes vorsieht, ist es möglich, schriftlich und online abzustimmen sowie aus der Ferne oder schriftlich an Sitzungen teilzunehmen.
Die oben genannten Änderungen gelten für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien.
Verlängerung der Fristen für die Erstellung und Genehmigung von Jahresabschlüssen und die Anmeldung des UBO
Eine weitere durch die COVID-19-Epidemie erzwungene Änderung ist die Verschiebung der Frist für die Erstellung von Jahresabschlüssen sowie für Berichte aus der Tätigkeit – vom 31. März 2020 auf den 30. Juni 2020. Die Gesellschaften haben bis zum 30. September 2020 Zeit, den Jahresabschluss und den Bericht zu genehmigen. Der Jahresabschluss und der Bericht müssen bis zum 15. Oktober 2020 beim Nationalen Gerichtsregister eingereicht werden.
Für börsennotierte Gesellschaften wurden die oben genannten Fristen jeweils um 2 Monate verlängert.
Die Frist für die Meldung wirtschaftlich Berechtigten (UBO) wurde vom 13. April 2020 auf den 13. Juli 2020 verschoben.
Quelle:
Gesetz zur Änderung des Gesetzes über das Handelsgesellschaften vom 19. Juli 2019. (Gesetzblatt von 2019, Punkt 1543)
Verordnung des Finanzministers vom 31 März 2020 über Bestimmung von anderen Fristen zur Erfüllung der Evidenzpflichten und in Bereich von Erstellung, Genehmigung, Zurverfügungstellung und Übersendung zur zuständiges Register Einheit oder Organs von Berichten und Informationen (Gesetzblatt vom 2020, Punkt 570)