Arbeitgeber müssen stets die gesetzlichen Archivierungs- und Aktenvernichtungsfristen einhalten. Mit dem vorliegenden Artikel wenden wir uns erneut diesem Thema zu, dieses Mal in Bezug auf die Lohnbuchhaltung.
Die Unterlagen der Lohnbuchhaltung – also vom Arbeitgeber geschaffene oder eingeholte Unterlagen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung für seine Arbeitnehmer und deren Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge sowie den Lohnsteuereinbehalt usw. – müssen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Die allgemeine Archivierungsfrist gemäß Rechnungslegungsgesetz beträgt 10 Jahre für den Jahresabschluss und den Geschäftsbericht und 5 Jahre für andere Buchungsbelege und Aufzeichnungen (gerechnet jeweils vom Ende der jeweiligen Rechnungslegungsperiode).
Im Gesetz über die Rentenversicherung sind spezielle Fristen für die Archivierung der Lohnsteuerkarten und der übrigen für die Rentenversicherung notwendigen Angaben vorgegeben (30 bzw. 10 Jahre). Das Gesetz über die Krankengeldversicherung wiederum sieht besondere Fristen für die Archivierung der einschlägigen Aufzeichnungen für die Zwecke der Krankengeldversicherung vor (10 Jahre).
Aus dem Vorstehenden ergeben sich die folgenden Fristen für die Archivierung der einzelnen Elemente der Lohnbuchhaltung:
- Lohnsteuerkarten und sonstige für die Rentenversicherung relevante Angaben: mindestens 30 Jahre (bzw., bei Lohnsteuerkarten von Empfängern von Altersrente, 10 Jahre);
- Aufzeichnungen über das Zustandekommen bzw. Erlöschen von Beschäftigungsverhältnissen und die abgeleisteten Dienstjahre: mindestens 10 Jahre;
- Unterlagen zu Gehältern und Krankengeldbezügen: mindestens 10 Jahre;
- Duplikate der Sozialversicherungsausweise: mindestens 3 Jahre.
Unternehmen als Arbeitgeber müssen eine nach einzelnen Kalendermonaten gegliederte Liste ihrer Gesellschafter und der Mitglieder ihrer Führungs- und Aufsichtsgremien führen, und zwar bis zum Jahr 2014 und einschließlich einer Übersicht darüber, für welche Monate die Gesellschaft keine Sozialversicherungsbeiträge und keine Sonderabgabe für die staatliche Beschäftigungspolitik gezahlt hat, und zwar für einen Zeitraum von 6 Jahren ab Ablauf des Monats, auf den sich derartige Einträge beziehen, und für mindestens drei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem die geschuldeten Versicherungsbeiträge gezahlt wurden.
Nach Ablauf der Archivierungspflichten erscheint es angebracht, die Aufzeichnungen zu vernichten. Die Methode der Wahl ist die Aktenvernichtung in einem Schredder mit Protokollierung des Vorgangs.
Die ordnungsgemäße Einrichtung eines Archivierungssystems verdient besondere Aufmerksamkeit, denn Arbeitgeber können wegen der Nichteinhaltung von Archivierungsfristen gemäß den o.g. Rechtsvorschriften mit Strafen belegt werden.
Um mehr über die Archivierung und Aktenvernichtung in der Finanzbuchhaltung zu erfahren, folgen Sie bitte diesem Link.
Quelle:
Rechnungslegungsgesetz (Ges. Nr. 563/1991 Slg.), Einkommensteuergesetz (Ges. Nr. 586/1992 Slg.)