Für bestimmte Unterlagen kann der Schredder eingeschaltet werden, sobald das Geschäftsjahr buchhalterisch und handelsrechtlich abgeschlossen ist, was Platz im Firmenarchiv schafft – aber manches muss archiviert werden. Kennen Sie die Aufbewahrungsfristen für diverse Dokumente?
Die verschiedenen Archivierungsfristen – und die verschiedenen Ausnahmesituationen, die im Falle konkreter Dokumente hinzukommen – sind wirklich zahlreich; dass die Fristen über diverse Gesetze verteilt sind, macht die Sache nicht einfacher.
Die wichtigsten Regeln und Archivierungszeiträume, für die Buchungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, sind jedenfalls in vier grundlegenden Gesetzeswerken geregelt:
- das Rechnungslegungsgesetz
- das Einkommensteuergesetz
- das Umsatzsteuergesetz
- und das Gesetz über das Archiv- und Aktenwesen
Gemäß § 31 des Rechnungslegungsgesetzes (Ges. Nr. 563/1991 Slg.) müssen die folgenden Unterlagen über die folgenden Zeiträume hinweg aufbewahrt werden:
- Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte – 10 Jahre
- Buchungsbelege, Hauptbücher, Abschreibungspläne, Inventarlisten, Kontenrahmen, Übersichten – 5 Jahre
- Buchungsunterlagen, mit denen das Unternehmen die Führung seiner Bücher nachweist – 5 Jahre
Die Frist für die Bemessung der Einkommen-/Körperschaftsteuer beträgt drei Jahre ab dem Tag, an dem die Frist zur Abgabe der regulären Steuererklärung abgelaufen ist. Allerdings kann die Frist verlängert werden, z.B. falls die Gesellschaft steuerliche Verluste geltend macht oder eine Außenprüfung angesetzt wird.
Insgesamt kann die Frist so bis um höchstens 10 Jahre verlängert werden.
Die allgemeinen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Umsatzsteuernachweisen in § 35 des Umsatzsteuergesetzes (Ges. Nr. 235/2004 Slg.) sehen sowohl auf Seiten des Steuerpflichtigen als auch auf Seiten des Leistungsempfängers eine Pflicht zur Aufbewahrung solcher Belege für 10 Jahre vor, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem die Leistungen erbracht wurden.
Die ordentliche Verwahrung solcher Unterlagen wie z.B. Urkunden über die Entstehung, die Umwandlung, die Auflösung und die Löschung des Unternehmens, seine Satzung, der Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnungen, Jahresgeschäftsberichte usw., ist im Gesetz über Archiv- und Aktenwesen (Ges. Nr. 499/2004 Slg.) geregelt.
Unternehmen, die ihre Aktenführung in Einklang mit allen einschlägigen Vorschriften bringen, sparen sich eine Menge Ärger, falls später der Beweis bezüglich von Tatsachen zu führen ist, die für die Festsetzung der Bemessungsgrundlage maßgeblich waren.
Von daher macht es Sinn eine interne Richtlinie zu formulieren, die vorgibt, wie Belege und Aufzeichnungen im jeweiligen Unternehmen (bzw. beim jeweiligen Unternehmer) zu führen, zu verarbeiten und zu verwahren sind. Die Umsetzung und konsequente Einhaltung einer solchen Richtlinie hilft Sanktionen zu vermeiden.
Außerdem können sich Gesellschaften und Einzelunternehmer an Fachfirmen wenden, die umfassende Archivierungsdienstleistungen (sowohl für elektronische Unterlagen als auch für Dokumente in Papierform) anbieten, und zwar einschließlich der endgültigen Vernichtung von Unterlagen, die nicht länger benötigt werden.
Quelle:
Ges. Nr. 235/2004 Slg., über die Umsatzsteuer Ges. Nr. 563/1991 Slg., über Buchhaltung und Rechnungslegung Ges. Nr. 499/2004 Slg., über das Archiv- und Aktenwesen und die Änderung bestimmter Gesetze Ges. Nr. 586/1992 Slg., über Steuern auf Einkünfte Ges. Nr. 101/2000 Slg., über den Schutz persönlicher Daten